這些情形下，發(fā)票備注欄需填寫！少填一項(xiàng)可能作廢
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職場(chǎng)陪伴在發(fā)票管理中，備注欄常常被忽視，不少人認(rèn)為 “只要發(fā)票金額、稅率正確就行”。但實(shí)際上，根據(jù)稅收政策規(guī)定，特定業(yè)務(wù)場(chǎng)景下的發(fā)票備注欄必須按要求填寫，否則可能導(dǎo)致發(fā)票 “不合規(guī)”，進(jìn)而影響報(bào)銷入賬、增值稅抵扣甚至企業(yè)所得稅稅前扣除。本文梳理了 10 類必須填寫備注欄的業(yè)務(wù)情形，附政策依據(jù)和填寫示例，幫你精準(zhǔn)規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)。
一、運(yùn)輸服務(wù)：備注欄需注明 “起運(yùn)地、到達(dá)地、車種車號(hào)、運(yùn)輸貨物信息”
政策依據(jù)
《國(guó)家稅務(wù)總局關(guān)于停止使用貨物運(yùn)輸業(yè)增值稅專用發(fā)票有關(guān)問(wèn)題的公告》(國(guó)家稅務(wù)總局公告 2015 年第 99 號(hào))規(guī)定：增值稅一般納稅人提供貨物運(yùn)輸服務(wù)，使用增值稅專用發(fā)票和增值稅普通發(fā)票，開(kāi)具發(fā)票時(shí)應(yīng)將起運(yùn)地、到達(dá)地、車種車號(hào)以及運(yùn)輸貨物信息等內(nèi)容填寫在發(fā)票備注欄中，如內(nèi)容較多可另附清單。
填寫示例
正確備注：起運(yùn)地：北京朝陽(yáng)區(qū);到達(dá)地：上海浦東新區(qū);車種車號(hào)：京 A12345(重型半掛牽引車);運(yùn)輸貨物：電子設(shè)備一批
常見(jiàn)錯(cuò)誤：僅寫 “貨物運(yùn)輸”“北京至上?！?，未注明車種車號(hào)或貨物信息。
風(fēng)險(xiǎn)提示
運(yùn)輸服務(wù)發(fā)票備注不完整，購(gòu)買方取得后無(wú)法作為有效抵扣憑證，也可能被稅務(wù)機(jī)關(guān)認(rèn)定為 “不合規(guī)發(fā)票”，影響企業(yè)所得稅稅前扣除。
二、建筑服務(wù)：備注欄必須注明 “建筑服務(wù)發(fā)生地縣(市、區(qū))名稱及項(xiàng)目名稱”
政策依據(jù)
《國(guó)家稅務(wù)總局關(guān)于全面推開(kāi)營(yíng)業(yè)稅改征增值稅試點(diǎn)有關(guān)稅收征收管理事項(xiàng)的公告》(國(guó)家稅務(wù)總局公告 2016 年第 23 號(hào))規(guī)定：提供建筑服務(wù)，納稅人自行開(kāi)具或者稅務(wù)機(jī)關(guān)代開(kāi)增值稅發(fā)票時(shí)，應(yīng)在發(fā)票的備注欄注明建筑服務(wù)發(fā)生地縣(市、區(qū))名稱及項(xiàng)目名稱。
填寫示例
正確備注：建筑服務(wù)發(fā)生地：廣東省深圳市南山區(qū);項(xiàng)目名稱：XX 商業(yè)中心辦公樓建設(shè)項(xiàng)目
常見(jiàn)錯(cuò)誤：漏填 “縣(市、區(qū))”(如僅寫 “深圳市”)、項(xiàng)目名稱與合同不一致(如 “XX 項(xiàng)目” 簡(jiǎn)寫為 “XX 工地”)。
特殊說(shuō)明
無(wú)論是總包、分包還是勞務(wù)派遣服務(wù)(針對(duì)建筑項(xiàng)目)，只要屬于建筑服務(wù)范疇，發(fā)票備注欄均需按此要求填寫。稅務(wù)機(jī)關(guān)代開(kāi)的建筑服務(wù)發(fā)票，備注欄未注明相關(guān)信息的，企業(yè)需退回重開(kāi)。
三、不動(dòng)產(chǎn)銷售 / 租賃：備注欄需注明 “不動(dòng)產(chǎn)的詳細(xì)地址”
政策依據(jù)
國(guó)家稅務(wù)總局公告 2016 年第 23 號(hào)明確：
銷售不動(dòng)產(chǎn)，發(fā)票備注欄應(yīng)注明不動(dòng)產(chǎn)的詳細(xì)地址;
出租不動(dòng)產(chǎn)，發(fā)票備注欄應(yīng)注明不動(dòng)產(chǎn)的詳細(xì)地址。
填寫示例
銷售不動(dòng)產(chǎn)正確備注：不動(dòng)產(chǎn)詳細(xì)地址：江蘇省南京市玄武區(qū)中山路 100 號(hào) XX 小區(qū) 3 棟 201 室
出租不動(dòng)產(chǎn)正確備注：不動(dòng)產(chǎn)詳細(xì)地址：浙江省杭州市西湖區(qū)龍井路 5 號(hào) XX 寫字樓 15 層 1502 室
常見(jiàn)錯(cuò)誤：僅寫 “XX 小區(qū)”“XX 寫字樓”，未注明具體門牌號(hào);地址與不動(dòng)產(chǎn)登記證不一致。
風(fēng)險(xiǎn)提示
不動(dòng)產(chǎn)相關(guān)發(fā)票備注地址不詳細(xì)，可能導(dǎo)致購(gòu)買方(承租方)無(wú)法抵扣增值稅，同時(shí)影響不動(dòng)產(chǎn)進(jìn)項(xiàng)稅額分期抵扣(如有)的合規(guī)性。
四、差額征稅：備注欄自動(dòng)顯示 “差額征稅” 字樣
政策依據(jù)
《國(guó)家稅務(wù)總局關(guān)于全面推開(kāi)營(yíng)業(yè)稅改征增值稅試點(diǎn)有關(guān)稅收征收管理事項(xiàng)的公告》(國(guó)家稅務(wù)總局公告 2016 年第 23 號(hào))規(guī)定：按照現(xiàn)行政策規(guī)定適用差額征稅辦法繳納增值稅，且不得全額開(kāi)具增值稅發(fā)票的(如勞務(wù)派遣、人力資源外包、旅游服務(wù)等)，納稅人自行開(kāi)具或者稅務(wù)機(jī)關(guān)代開(kāi)增值稅發(fā)票時(shí)，通過(guò)新系統(tǒng)中差額征稅開(kāi)票功能，錄入含稅銷售額(或含稅評(píng)估額)和扣除額，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算稅額和不含稅金額，備注欄自動(dòng)打印 **“差額征稅”** 字樣。
填寫示例
勞務(wù)派遣服務(wù)發(fā)票：系統(tǒng)自動(dòng)備注 **“差額征稅”**，無(wú)需手動(dòng)填寫其他內(nèi)容(扣除項(xiàng)目信息可附清單)。
常見(jiàn)錯(cuò)誤：未使用差額征稅開(kāi)票功能，手動(dòng)在備注欄填寫 “差額征稅”，導(dǎo)致發(fā)票信息與系統(tǒng)數(shù)據(jù)不符。
特殊說(shuō)明
差額征稅發(fā)票備注欄的 “差額征稅” 字樣由系統(tǒng)自動(dòng)生成，手動(dòng)填寫無(wú)效;若可全額開(kāi)具發(fā)票(如金融商品轉(zhuǎn)讓)，則無(wú)需備注。
五、貨物運(yùn)輸業(yè)小規(guī)模納稅人代開(kāi)專票：備注欄需注明 “代開(kāi)” 及相關(guān)信息
政策依據(jù)
《國(guó)家稅務(wù)總局關(guān)于貨物運(yùn)輸業(yè)小規(guī)模納稅人申請(qǐng)代開(kāi)增值稅專用發(fā)票管理辦法》(國(guó)家稅務(wù)總局公告 2017 年第 55 號(hào))規(guī)定：貨物運(yùn)輸業(yè)小規(guī)模納稅人在境內(nèi)提供貨物運(yùn)輸服務(wù)，需要開(kāi)具增值稅專用發(fā)票的，可向稅務(wù)機(jī)關(guān)申請(qǐng)代開(kāi)，代開(kāi)時(shí)應(yīng)在備注欄注明 **“代開(kāi)”** 字樣以及承運(yùn)人名稱、納稅人識(shí)別號(hào)、起運(yùn)地、到達(dá)地、車種車號(hào)、運(yùn)輸貨物信息等內(nèi)容，內(nèi)容較多可另附清單。
填寫示例
正確備注：代開(kāi);承運(yùn)人：XX 運(yùn)輸有限公司(91110105XXXXXXXXX);起運(yùn)地：天津港;到達(dá)地：廣州港;車種車號(hào)：津 B67890;運(yùn)輸貨物：鋼材
區(qū)別于一般納稅人：除 “代開(kāi)” 字樣外，其他信息要求與一般納稅人貨物運(yùn)輸服務(wù)一致。
六、保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)代收車船稅：備注欄需注明車船稅相關(guān)信息
政策依據(jù)
《國(guó)家稅務(wù)總局關(guān)于保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)代收車船稅開(kāi)具增值稅發(fā)票問(wèn)題的公告》(國(guó)家稅務(wù)總局公告 2016 年第 51 號(hào))規(guī)定：保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)作為車船稅扣繳義務(wù)人，在代收車船稅并開(kāi)具增值稅發(fā)票時(shí)，應(yīng)在增值稅發(fā)票備注欄中注明代收車船稅稅款信息，具體包括：保險(xiǎn)單號(hào)、稅款所屬期(詳細(xì)至月)、代收車船稅金額、滯納金金額、金額合計(jì)等。
填寫示例
正確備注：保險(xiǎn)單號(hào)：PDAA20251101XXXX;稅款所屬期：2025-01 至 2025-12;代收車船稅：360 元;滯納金：0 元;金額合計(jì)：360 元
常見(jiàn)錯(cuò)誤：漏填 “稅款所屬期” 或 “保險(xiǎn)單號(hào)”，導(dǎo)致企業(yè)無(wú)法憑發(fā)票作為車船稅完稅憑證。
特殊說(shuō)明
納稅人憑保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)開(kāi)具的備注欄注明車船稅信息的增值稅發(fā)票，可作為繳納車船稅的會(huì)計(jì)核算原始憑證，無(wú)需再單獨(dú)開(kāi)具完稅憑證。
七、鐵路運(yùn)輸服務(wù)：備注欄需注明 “受托代征” 及印花稅信息(如有)
政策依據(jù)
《國(guó)家稅務(wù)總局關(guān)于鐵路運(yùn)輸和郵政業(yè)營(yíng)業(yè)稅改征增值稅發(fā)票及稅控系統(tǒng)使用問(wèn)題的公告》(國(guó)家稅務(wù)總局公告 2013 年第 76 號(hào))規(guī)定：中國(guó)鐵路總公司及其所屬運(yùn)輸企業(yè)(含分支機(jī)構(gòu))提供貨物運(yùn)輸服務(wù)，可自 2014 年 1 月 1 日起使用增值稅專用發(fā)票和增值稅普通發(fā)票，所開(kāi)具的鐵路貨票、運(yùn)費(fèi)雜費(fèi)收據(jù)可作為發(fā)票清單使用。同時(shí)，若鐵路運(yùn)輸企業(yè)受托代征印花稅，需在備注欄注明 **“受托代征印花稅 XX 元”**。
填寫示例
正確備注：受托代征印花稅：5 元;鐵路貨票號(hào)：T202509XXXX
特殊場(chǎng)景：火車票電子發(fā)票(2025 年 10 月 1 日起全面推行)雖屬于鐵路運(yùn)輸服務(wù)范疇，但目前政策未要求額外備注，僅需確保發(fā)票信息與乘車記錄一致即可。
政策來(lái)源于：北京稅務(wù)公眾號(hào)
說(shuō)明：因政策不斷變化，以上會(huì)計(jì)實(shí)操相關(guān)內(nèi)容僅供參考，如有異議請(qǐng)以官方更新內(nèi)容為準(zhǔn)。
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