現(xiàn)有會(huì)計(jì)系統(tǒng)的儲(chǔ)存能力有限。例如，它不能保存銷售價(jià)格和采購(gòu)成本的歷史數(shù)據(jù)，無(wú)法供日后參考。離線記錄既耗費(fèi)時(shí)間，又易出錯(cuò)。同時(shí)，現(xiàn)有的會(huì)計(jì)系統(tǒng)似乎也沒(méi)有充分發(fā)揮其潛能。為了滿足塞爾吉奧想要按照不同的供應(yīng)商、產(chǎn)品和零售鏈客戶分別了解企業(yè)的獲利情況這一意愿，你發(fā)現(xiàn)該公司的銷售額和銷貨成本是有編碼的，或者說(shuō)這些銷售信息與特定的供應(yīng)商、產(chǎn)品、客戶相對(duì)應(yīng)，不過(guò)這些明細(xì)賬戶的設(shè)置數(shù)量有限。盡管目前可用，但在供應(yīng)商、產(chǎn)品和/或零售商客戶的數(shù)目增加時(shí)，用以分別計(jì)算獲利情況的賬戶就不夠了。還有更嚴(yán)重的問(wèn)題。該公司的會(huì)計(jì)系統(tǒng)只能編制出定期的、公司層面上的利潤(rùn)表和資產(chǎn)負(fù)債表。其他各項(xiàng)報(bào)表（如現(xiàn)金流量預(yù)測(cè)表），如果需要的話，只能手工編制，這往往需要行政人員花費(fèi)幾天的時(shí)間來(lái)完成。

在檢查記錄的一些期間費(fèi)用時(shí)，你注意到Impcorp為某些產(chǎn)品向它的零售商客戶提供回扣。例如，零售商可以從某一種調(diào)料上獲得2%的減價(jià)。這些回扣用以支持零售商的某項(xiàng)營(yíng)銷活動(dòng)，從而增加銷售量。同樣的，為了迅速回收應(yīng)收賬款，Impcorp還向在某一時(shí)限內(nèi)付款的零售商提供現(xiàn)金折扣，作為鼓勵(lì)。

為符合食品行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，Impcorp的物流系統(tǒng)必須能夠按批號(hào)（這是制造商為他們的產(chǎn)品專門設(shè)定的號(hào)碼）追蹤產(chǎn)品，并識(shí)別該產(chǎn)品的過(guò)期日期。雖然現(xiàn)有的會(huì)計(jì)系統(tǒng)能夠處理個(gè)別存貨項(xiàng)目，但它不能按批號(hào)處理。批號(hào)追蹤系統(tǒng)在發(fā)生食品召回或安全問(wèn)題、需要把同一批產(chǎn)品全部退回給制造商時(shí)，追蹤起來(lái)更容易。此外，由于系統(tǒng)存在缺陷，裝箱單（即注明發(fā)運(yùn)的項(xiàng)目、用以識(shí)別收貨人的單證）仍必須手工填寫。另外，倉(cāng)庫(kù)管理系統(tǒng)雖能按照銷售活動(dòng)自動(dòng)調(diào)整存貨量，但是不能同時(shí)記錄多個(gè)倉(cāng)庫(kù)收貨的行為。其結(jié)果是，必須采用Excel以輔助會(huì)計(jì)系統(tǒng)，否則無(wú)從獲得正確的倉(cāng)庫(kù)存貨記錄。

零售商客戶向Impcorp發(fā)送采購(gòu)訂單。Impcorp根據(jù)這些訂單確認(rèn)銷售，然后按照零售商的需求向供應(yīng)商發(fā)出采購(gòu)訂單?，F(xiàn)行的會(huì)計(jì)系統(tǒng)不能將這些采購(gòu)訂單與零售商相應(yīng)的訂單聯(lián)結(jié)起來(lái)。如果不采用手工記錄，就難以確定零售商的訂單是否已經(jīng)得到執(zhí)行、存貨是否得到補(bǔ)足。此外，在確定可用存貨總量、已訂購(gòu)的產(chǎn)品、庫(kù)中現(xiàn)有產(chǎn)品、以及前面提到的已被銷售商訂購(gòu)的產(chǎn)品時(shí)，會(huì)計(jì)系統(tǒng)的報(bào)告能力有限。

軟件帶來(lái)的機(jī)遇

塞爾吉奧一直在考慮要把現(xiàn)有的會(huì)計(jì)系統(tǒng)換成另一款知名的系統(tǒng)。他堅(jiān)持要對(duì)兩個(gè)會(huì)計(jì)系統(tǒng)做一次客觀的評(píng)估，以下是他從另一位獨(dú)立執(zhí)業(yè)的咨詢師那里獲得的關(guān)于兩系統(tǒng)的評(píng)估報(bào)告。（在那位獨(dú)立咨詢師完成報(bào)告之前，你向她簡(jiǎn)要介紹了現(xiàn)有系統(tǒng)的缺點(diǎn)。）

該報(bào)告指明現(xiàn)有系統(tǒng)對(duì)總賬、應(yīng)收賬款、應(yīng)付賬款、銀行業(yè)務(wù)和工資單等業(yè)務(wù)具備基本的會(huì)計(jì)處理功能，例如：

對(duì)發(fā)生的交易或事項(xiàng)進(jìn)行實(shí)時(shí)記錄；

為了某些賬戶（比如應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款），該系統(tǒng)內(nèi)置了對(duì)標(biāo)準(zhǔn)財(cái)務(wù)報(bào)告進(jìn)行自定義的功能。使用者可以根據(jù)這些賬戶的形式，一定程度上還可以根據(jù)它們的內(nèi)容，來(lái)調(diào)整報(bào)告。

使用者可以對(duì)各交易事項(xiàng)進(jìn)一步深究，獲取更詳盡的信息；

使用者可以追蹤有關(guān)應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款的現(xiàn)金收支情況；

該系統(tǒng)能夠創(chuàng)建日記賬分錄、反沖分錄和重復(fù)分錄；

系統(tǒng)內(nèi)置了幾種用于決策制定目的的財(cái)務(wù)報(bào)告；

軟件界面簡(jiǎn)單易用，只需要極少的學(xué)習(xí)就能理解模塊的各項(xiàng)功能。

新軟件有下列附加功能：

可處理涉及多種貨幣的業(yè)務(wù)，并能自動(dòng)地更新外幣匯率，得出外幣的余額；

在涉及外幣的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，同時(shí)記錄外幣原值和折算后的本幣金額，其中折算率為交易入賬時(shí)的匯率。在結(jié)算交易金額時(shí)，比如為發(fā)票付款，要分別記錄本幣金額和外幣金額。用支付時(shí)記錄的本幣金額減去最初記錄的本幣金額，余額確認(rèn)為匯兌損失或收益（余額是負(fù)值時(shí)為匯兌收益；余額正值時(shí)為匯兌損失）；

新的系統(tǒng)考慮了向多個(gè)倉(cāng)庫(kù)同時(shí)發(fā)貨的情況，并且可以對(duì)存貨進(jìn)行個(gè)別追蹤或分批追蹤；

按客戶的需求對(duì)產(chǎn)品的有效期進(jìn)行管理；

對(duì)各批產(chǎn)品的發(fā)運(yùn)和銷售進(jìn)行詳細(xì)的追蹤；

同一項(xiàng)商品可從同一個(gè)供應(yīng)商那里按不同的價(jià)格購(gòu)入；

能夠追蹤供應(yīng)商發(fā)往多個(gè)倉(cāng)庫(kù)的貨物，能夠顯示庫(kù)存現(xiàn)有產(chǎn)品的總數(shù)，并能對(duì)各個(gè)倉(cāng)庫(kù)的庫(kù)存現(xiàn)有數(shù)進(jìn)行分別列示；

可自動(dòng)生成裝箱單；

內(nèi)置的EDI功能可以自動(dòng)生成采購(gòu)訂單和銷售訂單；

內(nèi)置的各類財(cái)務(wù)報(bào)告能普遍滿足用戶的自定義需求；

尚未到貨的采購(gòu)訂單可以和對(duì)應(yīng)的銷售訂單相核對(duì)，可更有效地編制存貨計(jì)劃并進(jìn)行控制；

可編制預(yù)算，其后可與實(shí)際結(jié)果進(jìn)行比較。

進(jìn)一步的評(píng)估

通過(guò)向兩位咨詢師進(jìn)一步的詢問(wèn)，你了解到現(xiàn)有系統(tǒng)只有一個(gè)基礎(chǔ)服務(wù)器；也就是說(shuō)，數(shù)據(jù)都未備份。如果系統(tǒng)癱瘓，則所有的信息都將丟失，這會(huì)使Impcorp陷入嚴(yán)重困境。相反，新系統(tǒng)有一個(gè)額外的服務(wù)器，可降低丟失信息的危險(xiǎn)，并提高信息的處理速度。當(dāng)系統(tǒng)的使用者由三人增加為四人時(shí)，現(xiàn)有系統(tǒng)的運(yùn)行速度將大幅度降低。這種情況就不會(huì)發(fā)生在推薦的新系統(tǒng)上，因?yàn)樗姆?wù)器容量較高。

新系統(tǒng)還有其他優(yōu)勢(shì)。現(xiàn)有系統(tǒng)的鎖定功能也有缺點(diǎn)，它要求所有的使用者都退出使用，系統(tǒng)才能做出改動(dòng)。推薦的新系統(tǒng)則沒(méi)有這一缺點(diǎn)?，F(xiàn)有系統(tǒng)是安裝后立即可用的軟件，不具備行業(yè)具體的特點(diǎn)。然而，推薦的系統(tǒng)則是為Impcorp所在的包裝食品批發(fā)行業(yè)所特別設(shè)計(jì)的。該系統(tǒng)的咨詢師或供應(yīng)商都僅與食品行業(yè)的這一部分公司做生意。因此其各個(gè)模塊和升級(jí)特性對(duì)于Impcorp的業(yè)務(wù)而言功能強(qiáng)大。推薦的新系統(tǒng)對(duì)所編制的報(bào)告的限制較少，它所編制的報(bào)告種類要比現(xiàn)有系統(tǒng)多——例如，區(qū)分不同供應(yīng)商、產(chǎn)品和零售商而編制的報(bào)告以及現(xiàn)金流量表。此外，還能即時(shí)看到財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)并加以分析?，F(xiàn)有系統(tǒng)不具備這一功能；使用者不能實(shí)時(shí)改變記錄。推薦的軟件用于食品行業(yè)的優(yōu)勢(shì)在于：按批號(hào)進(jìn)行追蹤、同時(shí)適用于多個(gè)倉(cāng)庫(kù)的功能、追蹤價(jià)格有效期。這些功能都很重要，因?yàn)榭蛻魰?huì)關(guān)心食品的安全問(wèn)題，利用多個(gè)倉(cāng)庫(kù)儲(chǔ)存貨物的情況，以及供應(yīng)一方因動(dòng)態(tài)的市場(chǎng)狀況而提供的價(jià)格變化限制條款（即上句中的價(jià)格有效期—譯者）。

新系統(tǒng)的功能似乎讓人印象深刻。但不管怎么樣，必須保證實(shí)施新系統(tǒng)有利可圖。由于采用新系統(tǒng)會(huì)影響到所有的員工，你決定與所有人談話一次，從而匯集他們對(duì)更換現(xiàn)有系統(tǒng)的想法和反應(yīng)。談話之后，你感到一些員工表示支持、其他人抱勉強(qiáng)態(tài)度。歸納這一情況，你得到的結(jié)論是大部分員工對(duì)于他們是否有必要的知識(shí)和技能來(lái)運(yùn)用所推薦的系統(tǒng)，信心不足。這實(shí)際上是要實(shí)施一個(gè)企業(yè)資源計(jì)劃（ERP）系統(tǒng)；要使新系統(tǒng)啟用成功，需要對(duì)員工進(jìn)行高強(qiáng)度的學(xué)習(xí)。否則的話，在正常的工作負(fù)荷上同時(shí)實(shí)施新系統(tǒng)，員工會(huì)難以負(fù)荷。

成本與效益

咨詢師給新軟件的報(bào)價(jià)為100,000美元。另外，硬件的升級(jí)需要12,000美元，軟件的年度使用許可/運(yùn)行費(fèi)用13,000美元，這比現(xiàn)有系統(tǒng)高11,000美元。你估計(jì)，從公司外請(qǐng)人進(jìn)行學(xué)習(xí)、更換員工和員工時(shí)數(shù)成本為17,000美元，其中實(shí)施新系統(tǒng)前的學(xué)習(xí)成本10,000美元，開(kāi)始實(shí)施后的學(xué)習(xí)成本為7,000美元。

據(jù)估計(jì)，員工們要達(dá)到熟練應(yīng)用新系統(tǒng)來(lái)處理日常工作的情形，大約需要一年時(shí)間。在安裝軟件后先啟動(dòng)一個(gè)月的學(xué)習(xí)，然后在實(shí)施新系統(tǒng)后，再持續(xù)學(xué)習(xí)兩個(gè)月。系統(tǒng)實(shí)施的第一年，分配的學(xué)習(xí)時(shí)間是100個(gè)小時(shí)。目前這一年的存貨水平比較穩(wěn)定（Impcorp目前的存貨周轉(zhuǎn)率為20次），通過(guò)與獨(dú)立咨詢師的共同努力，塞爾吉奧估計(jì)，實(shí)施新系統(tǒng)后由于信息更充分，大約將減少10%。由于提供的信息更完善，預(yù)計(jì)因延誤發(fā)貨而付給零售商的罰款以及過(guò)期產(chǎn)品的損失將下降10%。由于減少了分錄的手工處理、重復(fù)工作并加快了交易事項(xiàng)的處理，員工行政工作的薪酬預(yù)計(jì)能節(jié)約10%。現(xiàn)金流量也應(yīng)有所改善，特別是因

為上面所說(shuō)的存貨減少，從而會(huì)減少15%的利息和銀行費(fèi)用。

要求

你已經(jīng)對(duì)自己新?lián)蜪mpcorp公司財(cái)務(wù)經(jīng)理的職責(zé)作了評(píng)估。你需要向塞爾吉奧報(bào)告，Impcorp要改進(jìn)其管理會(huì)計(jì)方面的工作需要做什么，以及如何實(shí)施改進(jìn)措施。你務(wù)必需要對(duì)你所提出的建議計(jì)算成本和收益。

案例分析參見(jiàn)：瑞夫·勞森（Raef Lawson）編、楊繼良譯《管理會(huì)計(jì)師協(xié)會(huì)教學(xué)案例（第2輯）》經(jīng)濟(jì)科學(xué)出版社2012年版。歡迎各位學(xué)員購(gòu)買完整版。