山丘學(xué)院的盜用公款案
圖1列示了該學(xué)院在2003年時(shí)的行政機(jī)構(gòu)（部分）；圖表2列示了同一時(shí)期學(xué)校的部分部門、校董會(huì)和教育部的各項(xiàng)職責(zé)。
在本案例的其余部分，我們將敘述現(xiàn)有的有關(guān)資產(chǎn)和現(xiàn)金的做法，并包括在這方面歷來所發(fā)生的變化。
資產(chǎn)的購置、保管和保存記錄的手續(xù)
采購服務(wù)部（Procurement and Support Division, PSD） 負(fù)責(zé)一切資產(chǎn)（包括電腦、家具、儀器、和辦公室、實(shí)驗(yàn)室所需要的物料）的采購。學(xué)校的教職員工往往抱怨說，購入的物品并不完全符合他們的具體需要、運(yùn)遞不及時(shí)并且質(zhì)量低劣。PSD是由總務(wù)處（General Affairs Division）主任監(jiān)管。總務(wù)處主任批準(zhǔn)采購申請后，交由PSD辦理。然后PSD選定供應(yīng)商后發(fā)出訂單。在供應(yīng)商把該項(xiàng)產(chǎn)品運(yùn)抵學(xué)校后，PSD才把這項(xiàng)產(chǎn)品運(yùn)送給申請的部門，并把發(fā)票的副本送去會(huì)計(jì)部。
在1995年之前，山丘學(xué)院沒有完整的資產(chǎn)記錄或正式的資產(chǎn)采購處置手續(xù)。山丘學(xué)院不存在有編制資本預(yù)算的處理程序。而購置或處置資產(chǎn)的指令，則來自校長辦公室。
一旦購入，該資產(chǎn)就按成本價(jià)記錄在冊，因?yàn)閺膩硪膊挥?jì)折舊費(fèi)用。按前任的會(huì)計(jì)主任姚玫的說法，“如果該部門并不提出要處置，則該資產(chǎn)始終保留在賬上。”由于從來也沒有對資產(chǎn)作過實(shí)物盤點(diǎn)。也從來也沒有指定任何人對資產(chǎn)的保管負(fù)責(zé)。其后果是，沒有人知道賬上的資產(chǎn)是否存在其實(shí)物。
教育部于1995年起對山丘學(xué)院撥給補(bǔ)助。作為獲取補(bǔ)助的條件，部里要求山丘學(xué)院（1）建立資本預(yù)算，并對接受補(bǔ)助的設(shè)備購置實(shí)行公開投標(biāo)；（2）按政府規(guī)定的資產(chǎn)處置方針來辦理處置事宜；（3）學(xué)校的各項(xiàng)財(cái)務(wù)報(bào)表應(yīng)經(jīng)過審計(jì)。
雖然山丘學(xué)院在購置資產(chǎn)時(shí)未必一定實(shí)行公開投標(biāo)，但還是建立了資本預(yù)算。有時(shí)，預(yù)算也易于引起誤解，因?yàn)橛行┎块T往往有了資產(chǎn)，但這些資產(chǎn)卻并未列示在它們的資本預(yù)算之中。當(dāng)外部審計(jì)人員來時(shí)，為了不至于引起審計(jì)人員的懷疑，這些資產(chǎn)就被搬回到原本列入其資本預(yù)算的部門。
1999年，趙芎接替了姚玫的會(huì)計(jì)主任一職。趙芎是一位注冊會(huì)計(jì)師，因其會(huì)計(jì)專長而獲得了這個(gè)職位。他領(lǐng)導(dǎo)會(huì)計(jì)部努力建立了一個(gè)地道的資本預(yù)算制度。每一項(xiàng)新添置的資產(chǎn)都自動(dòng)地記入該使用部門的資本預(yù)算。
同年（1999），臺(tái)灣發(fā)生了一次大地震。地震損壞了山丘學(xué)院的一些大樓，并毀壞了它的許多資產(chǎn)。大部分的記錄，包括與資產(chǎn)有關(guān)的檔案，也都散失了。2001年毛秋被任命為保管與記錄部（Custody and Records Division）的負(fù)責(zé)人。她需要把1999年之前購入的資產(chǎn)與1999年之后購入的區(qū)分開來；這樣，才能按政府的規(guī)定來處理在地震中被損毀的資產(chǎn)。她的這項(xiàng)任務(wù)很復(fù)雜，因?yàn)樵?999年之前，不存在有完整的記錄；即使曾經(jīng)有記錄，也已在地震中散失了。
2002年，保管與記錄部門被授予記錄各部門資產(chǎn)的責(zé)任。它同時(shí)還被指定負(fù)責(zé)盤點(diǎn)核實(shí)所有的資產(chǎn)。為幫助保管與記錄部門做好這項(xiàng)工作，每個(gè)部門需指定一名專人，對該部門所有的資產(chǎn)作好記錄。
收取現(xiàn)金的手續(xù)
財(cái)務(wù)服務(wù)部（FSD）負(fù)責(zé)收取其他部門（教務(wù)處所管轄的部門、短期教育班和總務(wù)部門）和各個(gè)學(xué)院（日校部、夜校部、周末部）所獲得的所有現(xiàn)金和支票。然后FSD的一位職員把收取的錢按日存入銀行。
在學(xué)生辦理注冊山丘學(xué)院期間，F(xiàn)SD將印好了編號(hào)的注冊表格，提供給將學(xué)費(fèi)直接存入SC銀行賬戶的學(xué)生們。這樣，銀行給學(xué)生兩份學(xué)費(fèi)收據(jù)，并把另外一份直接寄發(fā)給FSD。學(xué)生應(yīng)保留其中的一份收據(jù)，把另外一份交給學(xué)校的注冊辦公室，作為學(xué)費(fèi)的付款憑證。不過，有些學(xué)生會(huì)遺失了注冊表格和收據(jù)。在這種情況下，F(xiàn)SD就得與三個(gè)學(xué)院共同核對該學(xué)生所選讀的學(xué)分?jǐn)?shù)，據(jù)以計(jì)算該學(xué)生應(yīng)付的學(xué)費(fèi)金額。
另外一個(gè)問題是，學(xué)校并不收集有關(guān)學(xué)生的注冊人數(shù)和選讀的學(xué)分小時(shí)數(shù)。他們申稱注冊的人數(shù)必與FSD記錄上的人數(shù)相同。會(huì)計(jì)部所記錄的學(xué)費(fèi)和雜費(fèi)，所根據(jù)的是FSD提供的收據(jù)上的數(shù)字。
學(xué)生如果在注冊期間沒有把學(xué)費(fèi)付給銀行，就應(yīng)該直接付給他所在的學(xué)院（日校部、夜校部或周末班）。日校部的學(xué)生把學(xué)費(fèi)直接付給FSD。夜校部和周末班的學(xué)生則傳給其所在學(xué)院的教務(wù)組。日校部學(xué)生的學(xué)費(fèi)按學(xué)期計(jì)算。但是夜校部和周末班的學(xué)生，則按其所選讀的學(xué)分小時(shí)繳付學(xué)費(fèi)。為了能夠按各學(xué)院的預(yù)算取得一致，也為了方便起見，夜校部的學(xué)生須按18個(gè)學(xué)分預(yù)繳學(xué)費(fèi)，周末班的學(xué)生則按12個(gè)學(xué)分預(yù)繳。FSD發(fā)現(xiàn)，有時(shí)這些學(xué)院開給學(xué)生的學(xué)費(fèi)收據(jù)，并沒有順序編號(hào)，甚至?xí)浗o開收據(jù)。類似的情況也發(fā)生在短期教育班。
如果學(xué)生在付了學(xué)費(fèi)之后增選課程，他們必須向其所在學(xué)院的教務(wù)組增付學(xué)費(fèi)。同樣地，如果學(xué)生放棄某項(xiàng)課程，他們會(huì)要求退還已付的學(xué)費(fèi)。為計(jì)算應(yīng)該退回的學(xué)費(fèi)金額，F(xiàn)SD必須與夜校部和周末部的教務(wù)處核對學(xué)生所選定的學(xué)分?jǐn)?shù)。數(shù)目確定后，將由夜校部和周末部退款。
2002年，F(xiàn)SD的主管鄲真對會(huì)計(jì)部主任趙芎建議，各學(xué)院應(yīng)該使用預(yù)先編號(hào)的學(xué)費(fèi)收據(jù)，一式三聯(lián)——一聯(lián)給學(xué)生、一聯(lián)給FSD、另一聯(lián)給會(huì)計(jì)部。她還建議，會(huì)計(jì)部應(yīng)該對注冊的手續(xù)實(shí)施監(jiān)督、并確認(rèn)學(xué)費(fèi)收入的金額，而不只是被動(dòng)地按FSD所記錄的數(shù)字，作自己的記錄。但趙芎沒有接受這些建議。他對鄲真說，確認(rèn)FSD是否收到了來自其他部門的全部款項(xiàng)，責(zé)任在她自己。2003年，潘方替代趙芎接任會(huì)計(jì)部主任。
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