紙質(zhì)發(fā)票作廢有哪些條件？電子發(fā)票可以作廢嗎？

來源：東奧會計在線責(zé)編：劉凱莉2025-11-03 08:40:47

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發(fā)票作廢是企業(yè)日常開票中常見操作，但不少財務(wù)人員因不熟悉規(guī)則，出現(xiàn) “紙質(zhì)發(fā)票隨意作廢被處罰”“電子發(fā)票誤點作廢導(dǎo)致無法紅沖” 等問題。根據(jù)《中華人民共和國發(fā)票管理辦法》及國家稅務(wù)總局關(guān)于增值稅發(fā)票管理的最新規(guī)定，紙質(zhì)發(fā)票作廢有嚴(yán)格條件限制，電子發(fā)票則完全不適用 “作廢” 流程，需通過紅沖處理。本文系統(tǒng)梳理紙質(zhì)發(fā)票作廢的條件、流程，電子發(fā)票紅沖的操作要點及常見誤區(qū)，幫企業(yè)精準(zhǔn)合規(guī)處理發(fā)票問題。

一、紙質(zhì)發(fā)票作廢：5 大嚴(yán)格條件，缺一不可

紙質(zhì)發(fā)票(含增值稅專用發(fā)票、增值稅普通發(fā)票的紙質(zhì)版)并非想開就開、想廢就廢，需同時滿足以下 5 個條件，否則不得作廢，需按 “開具紅字發(fā)票” 流程處理：

條件 1：作廢時間限制 —— 需在 “開票當(dāng)月” 內(nèi)處理

紙質(zhì)發(fā)票作廢有明確的時間窗口，必須在開具發(fā)票的當(dāng)月內(nèi)完成作廢操作，跨月后即使?jié)M足其他條件，也不得作廢。

例：2025 年 10 月 5 日開具的紙質(zhì)專票，若發(fā)現(xiàn)錯誤，需在 2025 年 10 月 31 日前完成作廢;11 月 1 日后發(fā)現(xiàn)錯誤，只能紅沖，不能作廢。

例外：若企業(yè)當(dāng)月已完成增值稅申報(如 10 月 15 日申報 9 月稅款)，則 10 月開具的發(fā)票仍可在 10 月內(nèi)作廢，不受 “申報時間” 影響，作廢后需在次月申報時調(diào)整對應(yīng)銷售額。

條件 2：發(fā)票聯(lián)次完整 —— 所有聯(lián)次需齊全且未丟失

紙質(zhì)發(fā)票作廢時，需確保 “發(fā)票聯(lián)、抵扣聯(lián)(專票特有)、記賬聯(lián)” 三聯(lián)(或兩聯(lián)，部分普票為兩聯(lián))完整收回，缺一不可。

專票作廢：需收回 “發(fā)票聯(lián)”(購買方記賬用)和 “抵扣聯(lián)”(購買方抵扣用)，若購買方已取走聯(lián)次，需先追回才能作廢;

普票作廢：需收回 “發(fā)票聯(lián)”(購買方記賬用)，若為兩聯(lián)普票，需同時收回發(fā)票聯(lián)和記賬聯(lián);

禁忌：若某一聯(lián)次丟失(如抵扣聯(lián)丟失)，即使其他聯(lián)次齊全，也不得作廢，需按 “發(fā)票丟失” 流程處理后再紅沖。

條件 3：發(fā)票狀態(tài)未使用 —— 未認(rèn)證、未勾選、未記賬

作廢前需確認(rèn)發(fā)票未被購買方或銷售方使用，具體包括：

購買方未認(rèn)證(專票)：若購買方已通過增值稅發(fā)票綜合服務(wù)平臺勾選認(rèn)證或掃描認(rèn)證，銷售方不得作廢，需由購買方發(fā)起紅沖申請;

銷售方未記賬：若銷售方已將發(fā)票記賬聯(lián)作為原始憑證入賬(如裝訂進會計憑證)，需先沖銷原賬務(wù)記錄，再作廢發(fā)票，避免 “賬務(wù)與發(fā)票狀態(tài)不一致”;

未跨月使用：即使在當(dāng)月內(nèi)，若購買方已將發(fā)票用于報銷記賬，銷售方也需先與購買方協(xié)商，收回原發(fā)票聯(lián)后再作廢。

條件 4：作廢原因合規(guī) —— 僅限 “開具錯誤、銷貨退回、銷售折讓”

紙質(zhì)發(fā)票作廢的原因需符合稅法規(guī)定，僅限以下 3 類情況，不得因 “想調(diào)整稅率”“開錯購買方名稱后懶得紅沖” 等非合規(guī)原因隨意作廢：

開具錯誤：如發(fā)票代碼、號碼、稅率、金額、購買方信息(名稱、稅號)填寫錯誤;

銷貨退回：貨物已銷售但購買方退回，交易終止，需作廢原發(fā)票;

銷售折讓：因貨物質(zhì)量問題等給予購買方價格折讓，且未跨月，可作廢原發(fā)票后重新開具折讓后金額的發(fā)票。

例：某企業(yè)為客戶開具 10 萬元紙質(zhì)普票后，客戶發(fā)現(xiàn)稅號填寫錯誤，且在當(dāng)月內(nèi)，可收回發(fā)票聯(lián)后作廢;若客戶僅要求減少 1 萬元貨款(折讓)，且在當(dāng)月，也可作廢原發(fā)票，重新開具 9 萬元發(fā)票。

條件 5：操作流程規(guī)范 —— 需在開票系統(tǒng)同步作廢

滿足上述條件后，需通過增值稅發(fā)票開票系統(tǒng)(如航信金稅盤、百旺稅控盤、Ukey)完成 “系統(tǒng)作廢”，僅在紙質(zhì)發(fā)票上蓋 “作廢” 章無效：

登錄開票系統(tǒng)，進入 “發(fā)票管理→已開發(fā)票查詢”，找到需作廢的發(fā)票;

點擊 “作廢” 按鈕，系統(tǒng)提示 “確認(rèn)作廢”，核對發(fā)票代碼、號碼無誤后確認(rèn);

在紙質(zhì)發(fā)票各聯(lián)次上加蓋 “作廢” 章(或手寫 “作廢” 并簽名)，確保字跡清晰，覆蓋發(fā)票關(guān)鍵信息(如金額、稅率欄);

將作廢發(fā)票的所有聯(lián)次按序號整理留存，不得丟失或擅自銷毀，需保存至少 10 年(與記賬憑證保管期限一致)。

二、電子發(fā)票：絕對不能作廢，只能紅沖!

電子發(fā)票(含增值稅電子專用發(fā)票、增值稅電子普通發(fā)票)與紙質(zhì)發(fā)票的作廢規(guī)則完全不同，核心原因是 “電子發(fā)票開具后實時上傳至稅務(wù)系統(tǒng)，具有不可撤銷性”，因此所有電子發(fā)票均不得作廢，無論是否在當(dāng)月、是否開具錯誤，都需通過開具紅字發(fā)票(紅沖)處理。

為什么電子發(fā)票不能作廢?3 個核心原因

數(shù)據(jù)實時同步：電子發(fā)票開具后，會立即上傳至全國增值稅發(fā)票查驗平臺，稅務(wù)系統(tǒng)實時記錄發(fā)票狀態(tài)，無法像紙質(zhì)發(fā)票一樣 “收回聯(lián)次后刪除記錄”;

防篡改與追溯：電子發(fā)票采用電子簽章技術(shù)，一旦開具，內(nèi)容無法修改，作廢操作會破壞發(fā)票的追溯鏈條，可能導(dǎo)致購買方重復(fù)報銷、抵扣;

政策明確規(guī)定：根據(jù)《國家稅務(wù)總局關(guān)于在新辦納稅人中實行增值稅專用發(fā)票電子化有關(guān)事項的公告》(2020 年第 22 號)，電子專票開具后不得作廢，發(fā)生銷貨退回、開票有誤、應(yīng)稅服務(wù)中止等情形，需開具紅字電子專票;電子普票同理，需開具紅字電子普票。

電子發(fā)票紅沖流程：分 “購買方已入賬 / 未入賬” 處理

電子發(fā)票紅沖需通過開票系統(tǒng)操作，流程比紙質(zhì)發(fā)票作廢更嚴(yán)謹(jǐn)，需根據(jù)購買方是否入賬區(qū)分處理：

場景 1：購買方未入賬(未報銷、未抵扣)

銷售方發(fā)起紅沖：銷售方登錄開票系統(tǒng)，進入 “紅字發(fā)票管理→紅字發(fā)票信息表填開”，選擇 “銷售方申請”，填寫原電子發(fā)票代碼、號碼，系統(tǒng)自動校驗通過后生成《紅字發(fā)票信息表》;

開具紅字發(fā)票：銷售方在 “紅字發(fā)票填開” 模塊，導(dǎo)入已生成的《紅字發(fā)票信息表》，系統(tǒng)自動生成紅字電子發(fā)票(金額、稅額為負數(shù)，與原發(fā)票對應(yīng))，開具后實時上傳至稅務(wù)系統(tǒng);

通知購買方：銷售方將紅字電子發(fā)票通過郵箱、微信等方式發(fā)送給購買方，提醒其不要使用原發(fā)票報銷、抵扣，若已下載原發(fā)票，需刪除或標(biāo)注 “已紅沖”。

場景 2：購買方已入賬(已報銷、已抵扣)

購買方發(fā)起紅沖申請：購買方登錄增值稅發(fā)票綜合服務(wù)平臺，進入 “紅字發(fā)票信息表→填開”，選擇 “購買方申請”，若為專票且已抵扣，需選擇 “已抵扣”;若為普票或未抵扣專票，選擇 “未抵扣”，填寫原發(fā)票信息后提交《紅字發(fā)票信息表》;

銷售方確認(rèn)并開具紅字發(fā)票：銷售方登錄開票系統(tǒng)，在 “紅字發(fā)票信息表→查詢” 中找到購買方提交的信息表，確認(rèn)無誤后下載，生成并開具紅字電子發(fā)票;

雙方賬務(wù)處理：購買方需憑紅字電子發(fā)票沖銷原入賬分錄(如 “借：應(yīng)付賬款貸：原材料應(yīng)交稅費 - 應(yīng)交增值稅(進項稅額轉(zhuǎn)出)”)，銷售方憑紅字電子發(fā)票沖銷原銷售收入。

電子發(fā)票紅沖注意事項：3 個關(guān)鍵要點

紅沖需與原發(fā)票一一對應(yīng)：一張紅字發(fā)票只能對應(yīng)一張原電子發(fā)票，不得合并紅沖多張發(fā)票;若需調(diào)整多個交易的金額，需分別為每張原發(fā)票開具紅字發(fā)票;

紅沖后可重新開具正確發(fā)票：紅沖完成后，銷售方可根據(jù)實際情況重新開具正確的電子發(fā)票(如修改購買方信息、調(diào)整金額)，新發(fā)票與原紅沖發(fā)票無關(guān)聯(lián);

無需收回原電子發(fā)票：電子發(fā)票紅沖無需購買方退回原發(fā)票(因電子發(fā)票可無限次下載)，只需確保購買方不再使用原發(fā)票入賬、抵扣，銷售方需留存紅沖申請記錄、紅字發(fā)票作為備查資料。

三、常見誤區(qū)：4 個易犯錯誤，可能面臨處罰

誤區(qū) 1：紙質(zhì)發(fā)票跨月作廢，直接蓋 “作廢” 章

錯誤操作：10 月開具的紙質(zhì)專票，11 月發(fā)現(xiàn)錯誤，直接在發(fā)票上蓋 “作廢” 章，不再處理;

后果：跨月發(fā)票作廢不符合條件，稅務(wù)系統(tǒng)中該發(fā)票仍為 “正常開具” 狀態(tài)，若購買方未抵扣，會導(dǎo)致 “發(fā)票失控”;若銷售方未申報該發(fā)票銷售額，會被認(rèn)定為 “隱瞞收入”，需補繳稅款、滯納金，并處以罰款;

正確做法：跨月紙質(zhì)發(fā)票錯誤，無論聯(lián)次是否齊全，均需按紅沖流程處理(專票需先填開紅字信息表，普票可直接紅沖)。

誤區(qū) 2：電子發(fā)票開錯后，在系統(tǒng)中找 “作廢” 按鈕

錯誤操作：開具電子普票后發(fā)現(xiàn)購買方名稱錯誤，在開票系統(tǒng)中反復(fù)查找 “作廢” 功能，無法找到后直接刪除發(fā)票文件;

后果：電子發(fā)票已上傳至稅務(wù)系統(tǒng)，刪除本地文件無法改變 “已開具” 狀態(tài)，若購買方下載原發(fā)票報銷，會導(dǎo)致 “重復(fù)入賬”，銷售方也需對該發(fā)票申報納稅，造成稅負增加;

正確做法：立即停止尋找 “作廢” 功能，按電子發(fā)票紅沖流程處理，即使尚未跨月，也必須紅沖。

誤區(qū) 3：紙質(zhì)發(fā)票聯(lián)次不全，仍強行作廢

錯誤操作：紙質(zhì)普票的發(fā)票聯(lián)丟失，僅留存記賬聯(lián)，仍在系統(tǒng)中作廢該發(fā)票;

后果：聯(lián)次不全的發(fā)票作廢不符合條件，稅務(wù)機關(guān)核查時會認(rèn)定為 “違規(guī)作廢發(fā)票”，根據(jù)《發(fā)票管理辦法》第三十五條，處 1 萬元以下罰款;若丟失的發(fā)票聯(lián)被他人冒用報銷，還可能引發(fā)稅務(wù)風(fēng)險;

正確做法：先按 “發(fā)票丟失” 流程處理(如登報聲明作廢、向稅務(wù)機關(guān)報備)，再對原發(fā)票進行紅沖。

誤區(qū) 4：頻繁作廢紙質(zhì)發(fā)票，無合理原因

錯誤操作：為 “控制當(dāng)月銷售額”，頻繁作廢紙質(zhì)發(fā)票(如當(dāng)月作廢 10 張以上，且無明確錯誤原因);

后果：稅務(wù)系統(tǒng)會將 “高頻作廢發(fā)票” 列為風(fēng)險預(yù)警，稅務(wù)機關(guān)會要求企業(yè)提供作廢原因說明、業(yè)務(wù)合同、資金流水等資料，若無法證明作廢合理性，可能被認(rèn)定為 “虛開發(fā)票” 或 “調(diào)節(jié)收入”，影響納稅信用等級;

正確做法：開票前仔細核對購買方信息、金額、稅率，減少作廢頻率，確需作廢的，留存 “作廢原因證明”(如購買方書面說明、退貨協(xié)議)。

政策來源于：長春稅務(wù)公眾號

說明：因政策不斷變化，以上會計實操相關(guān)內(nèi)容僅供參考，如有異議請以官方更新內(nèi)容為準(zhǔn)。