采購與付款循環(huán)涉及到的主要憑證有哪些

來源：東奧會(huì)計(jì)在線責(zé)編：劉子玥2025-08-26 13:13:32

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采購與付款循環(huán)涉及的主要憑證包括?請(qǐng)購單、訂購單(采購訂單或采購合同)、驗(yàn)收單、賣方發(fā)票和付款憑單?五大核心單據(jù)，構(gòu)成從采購審批到資金支付的完整憑證鏈。

1.請(qǐng)購單?

由生產(chǎn)、倉儲(chǔ)等部門提出采購需求，列明商品名稱、規(guī)格、數(shù)量及用途，經(jīng)審批后作為采購活動(dòng)的起點(diǎn)。該單據(jù)確保采購行為符合企業(yè)實(shí)際需求，是控制采購交易真實(shí)性的第一道憑證。??

2.訂購單(采購訂單或采購合同)?

采購部門根據(jù)審批后的請(qǐng)購單編制，詳細(xì)記錄供應(yīng)商信息、商品描述、價(jià)格及交貨條款。作為交易契約文件，訂購單需連續(xù)編號(hào)并發(fā)送至供應(yīng)商及驗(yàn)收部門，用于后續(xù)貨物核驗(yàn)。??

3.驗(yàn)收單?

倉儲(chǔ)部門依據(jù)訂購單對(duì)到貨商品進(jìn)行數(shù)量清點(diǎn)與質(zhì)量檢驗(yàn)后填制。驗(yàn)收單需包含實(shí)際到貨信息、檢驗(yàn)結(jié)果及驗(yàn)收人簽名，是確認(rèn)存貨真實(shí)性和負(fù)債發(fā)生的重要依據(jù)。??

4.賣方發(fā)票

由供應(yīng)商開具的稅務(wù)憑證，記載交易金額、稅額及商品明細(xì)。財(cái)務(wù)部門需核對(duì)發(fā)票內(nèi)容與訂購單、驗(yàn)收單的一致性，作為付款金額確認(rèn)的直接依據(jù)。??

5.付款憑單?

財(cái)務(wù)部門在驗(yàn)證采購合同、驗(yàn)收單、發(fā)票等全套單據(jù)后編制，明確付款金額、時(shí)間及方式。該單據(jù)需附原始憑證留檔，確保資金支付符合內(nèi)部控制要求。??

其他輔助憑證?

?采購計(jì)劃?：指導(dǎo)采購活動(dòng)的綱領(lǐng)性文件，明確采購物料、數(shù)量及時(shí)間安排;??

?供應(yīng)商清單?：經(jīng)資質(zhì)審核的合格供應(yīng)商名錄，確保采購對(duì)象合規(guī)性;??

?入庫單?：記錄驗(yàn)收合格商品的存放位置及庫存信息，銜接物流與倉儲(chǔ)管理。??

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