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會計師有時未能預算

來源：東奧會計在線責編：張春恒2017-08-02 10:49:42

編制預算在所有組織中都很重要，對非營利組織尤其如此，因為這些組織的收入來源年年不同。非營利組織的領(lǐng)導對年度實際收入和成本之間的差異負有監(jiān)督責任，并需做出經(jīng)營決策以確保該組織的生存、發(fā)展。

簡介

2003年8月，美國會計學會中西部地區(qū)（American Accounting Association Midwest Region, AAA-MW）的督導委員會（Steering Committee）發(fā)現(xiàn)，2003的年會出現(xiàn)凈損失達24,232美元，使賬面余額低于50,000美元。這還沒有把前一年13,264美元的虧損計算在內(nèi)。董事會擔心未來的不良趨勢，設(shè)置了司庫一職，并要求司庫對這些損失進行調(diào)查研究。

組織

該督導委員會是完全為志愿者性質(zhì)的，其任務是組織和開每年一次的年會，以居住在伊利諾斯、印第安納、愛荷華、堪薩斯、密歇根、明尼蘇達、北達科塔、南達科塔、內(nèi)布拉斯加和威斯康星等各州的美國會計學會會員為與會對象。美國會計學會（AAA）是一個非營利組織，其會員主要是會計學者。該組織“旨在促進全世界會計教育、研究和實務工作的卓越發(fā)展”。1916年成立時，名為美國高校會計教師協(xié)會（American Association of University Instructors in Accounting）；于1936年采用現(xiàn)在這個名稱。該學會將學術(shù)界人士組織起來，以提高會計教育以及促進會計工作的紀律和專業(yè)化?！?/span>

督導委員會每年召開兩次會議，春季召開AAA-MW地區(qū)會議，8月召開美國會計學會全國年度大會。下面所述為典型的AAA-MW年會組織過程：

在會議（通常是8月份AAA的全國會議）召開的十八個月前，督導委員會就要決定在中西部地區(qū)的哪一個城市召開會議，并向AAA全國辦公室呈遞一份申請，要求尋找確定會議地址。

會議主持者是督導委員會的一位志愿者，每年由不同的（新）人擔任。

會議事項的協(xié)調(diào)人（AAA全國辦公室聘用的第三方）將與會議所在城市的各酒店聯(lián)系，并向AAA-MW督導委員會提供一份清單，列出候選的各個酒店名稱及其房價和停車費率。

在下次年會的前一年的AAA-MW春季地區(qū)性會議期間，督導委員會根據(jù)各個酒店的位置和房間費率，選定一家酒店。

會議事項的協(xié)調(diào)人負責與酒店協(xié)商最終合同，合同由AAA的常務董事簽署，AAA總部將保留一份副本。

據(jù)此，新任的AAA-MW地區(qū)會議主持者負責組織這一會議。

對于正式流程一般沒有太多限制，因此會議主持人需確定他/她要如何開展會議。傳統(tǒng)上，會議要收取注冊費，以支付食品、視聽設(shè)施和會議室費用。會議主持者和其他一些志愿者一起組織征集論文、審查論文、會議發(fā)言人、接待以及與地區(qū)分會會員的通訊聯(lián)系。通常，會議有幾次職業(yè)繼續(xù)教育（CPE）的講習會，并提供星期五和星期六的早餐、星期五的午餐、星期五和星期六早上和星期五下午的點心、以及星期四和星期五這兩天的晚宴?；I備這一切是很費力的，會議主持者通常必須全身心投入。所有的現(xiàn)金收入和支出都由AAA雇員經(jīng)手。他們收集注冊費、支付酒店賬單等等，在區(qū)域組織的賬戶上收支款項。AAA-MW的督導委員會主席會定期收到各項活動的報告書。2002年以前，AAA-MW的各次會議通常都會有結(jié)余，督導委員會很少擔心財務問題。

背景

在2002年8月AAA-MW督導委員會的會議上，委員會得知2002年春季的地區(qū)會議虧損了14,389.13美元。圖表1列示了2001年與2002年的對比情況。2002年AAA-MW的地區(qū)性會議是3月份在密爾沃基舉行的，出席人數(shù)為170人。出席人數(shù)比前一年在圣路易斯舉行的會議驟降了30.6%，這是最近幾年的歷史上，出席人數(shù)少于200人的不多的幾次之一。委員會認為，出席人數(shù)低的主要原因是人們不愿意乘坐飛機（旅行），因為此時911恐怖襲擊剛發(fā)生不久。此外，委員會還認為會議的地址（威斯康星州的密爾沃基市）在早春時節(jié)旅行不便、不具吸引力。因此，委員會信服了2002年的會議出現(xiàn)現(xiàn)金凈流出是個反?，F(xiàn)象，不需要做調(diào)查研究。于是，委員會接著開始討論明年春季將在圣路易士市的千禧大酒店（Millennium Hotel）召開的2003年AAA-MW年會。中西部地區(qū)分會通常都是每隔一年便在圣路易士市召開一次年會，因為該市處在中心位置、春季氣候宜人，參加的人總是特別多。為此，委員會并不擔心2003年的會議會出現(xiàn)虧損的結(jié)果。

2001年與2002年的對照表

2003年3月，AAA-MW會議按為期兩天半的慣例安排進行，與會者參加了幾個包括在注冊費中的職業(yè)繼續(xù)教育講習會和一些其他的活動。圖表2列示了2003年AAA-MW年會的日程安排。

2003年AAA-MW年會的日程安排

會議一結(jié)束，在星期六督導委員會的午餐會上，新任AAA-MW主席（2003年會議主持者）主持了會議。和往常一樣，會議事項協(xié)調(diào)人出席會議并報告了最終出席的人數(shù)。出席人數(shù)為185人，比前一年170人多，但仍低于200人的最低預期數(shù)。督導委員會還未掌握該次會議的任何財務數(shù)據(jù)，并不認為出席人數(shù)少就會造成虧損。因此，會議的其余時間就用于討論將在堪薩斯市召開的2004年會議和回到圣路易士市開的2005年會議。

2003年8月，在AAA全國會議上，督導委員會又一次相聚。此時已從AAA總部的職員處獲得有關(guān)2003年3月會議的財務信息（見圖表3）。委員會看到春季會議的虧損額幾乎為2002年虧損額的一倍，大吃一驚。如果這一情況繼續(xù)下去，中西部地區(qū)分會將在幾年內(nèi)破產(chǎn)。在這一擔心之下，委員會決定任命一位司庫。該司庫正式的職責是從AAA獲取AAA-MW的月度財務報告，并就AAA-MW地區(qū)分會的財務狀況在督導委員會的會議和年會上進行報告。不過，這位司庫首先需要對2003年的虧損進行調(diào)查研究。