相關(guān)說明

基于企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營計劃，生產(chǎn)、倉庫等部門定期編制采購計劃，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人等適當(dāng)?shù)墓芾砣藛T審批后提交采購部門，具體安排商品及服務(wù)采購

相關(guān)說明

1.企業(yè)通常對于合作的供應(yīng)商事先進(jìn)行資質(zhì)等審核，將通過審核的供應(yīng)商信息錄入系統(tǒng)，形成完整的供應(yīng)商清單，并及時對其信息變更進(jìn)行更新

2.采購部門只能向通過審核的供應(yīng)商進(jìn)行采購

編制部門及作用

請購單：是由生產(chǎn)、倉庫等部門的有關(guān)人員填寫，送交采購部門，是申請購買商品、服務(wù)或其他資產(chǎn)的書面憑據(jù)（人工編制或信息技術(shù)應(yīng)用程序創(chuàng)建）

相關(guān)說明

1.是否需要連續(xù)編號：由于企業(yè)內(nèi)不少部門都可以填列請購單，可以按照部門分別設(shè)置請購單的連續(xù)編號（★★）

2.強(qiáng)調(diào)授權(quán)審批（★★如：倉儲經(jīng)理、生產(chǎn)經(jīng)理等）

（1）大多數(shù)企業(yè)對正常經(jīng)營所需物資的購買均作一般授權(quán)

（2）每張請購單必須經(jīng)過對這類支出預(yù)算負(fù)責(zé)的主管人員簽字批準(zhǔn)

相關(guān)的認(rèn)定（★★）

與采購交易的“發(fā)生”認(rèn)定相關(guān)，是采購交易軌跡的起點

編制部門及作用

訂購單：是由采購部門填寫，經(jīng)適當(dāng)?shù)墓芾韺訉徍撕蟀l(fā)送供應(yīng)商，是向供應(yīng)商購買訂購單上所指定的商品和服務(wù)的書面憑據(jù)

相關(guān)說明

是否需要連續(xù)編號：一式多聯(lián)，連續(xù)編號（★★），正聯(lián)應(yīng)送交供應(yīng)商，副聯(lián)則送至企業(yè)的驗收部門、財務(wù)部門和編制請購單的部門

相關(guān)的認(rèn)定

與采購交易的“完整性”和“發(fā)生”認(rèn)定相關(guān)（★★）

注意事項

1.采購部門只對經(jīng)過恰當(dāng)批準(zhǔn)的請購單發(fā)出訂購單（★★★★授權(quán)權(quán)限內(nèi)審批：采購經(jīng)理、總經(jīng)理、董事會等）

2.采購部門發(fā)出訂購單，詢價后確定最佳供應(yīng)商，但詢價與確定供應(yīng)商的職責(zé)應(yīng)當(dāng)分離

3.對于大額、重要的采購項目，采用招標(biāo)方式確定供應(yīng)商

編制部門及作用

驗收單：是收到商品時所編制的憑據(jù)，列示通過質(zhì)量檢驗的、從供應(yīng)商處收到的商品的種類和數(shù)量等內(nèi)容

相關(guān)說明

是否需要連續(xù)編號：一式多聯(lián)，連續(xù)編號（★★）

相關(guān)的認(rèn)定（★★）

1.支持資產(chǎn)以及與采購有關(guān)的負(fù)債的“存在”認(rèn)定相關(guān)

2.與采購交易的“完整性”認(rèn)定相關(guān)（連續(xù)編號）

注意事項

1.驗收部門首先應(yīng)比較所收商品與訂購單上的要求是否相符，然后盤點商品并檢查商品有無損壞

2.驗收后，驗收部門應(yīng)對已收貨的每張訂購單編制一式多聯(lián)、預(yù)先按順序編號的驗收單，作為驗收和檢驗商品的依據(jù)

3.驗收人員將商品送交倉庫或其他請購部門時，應(yīng)取得經(jīng)過簽字的收據(jù)，或要求其在驗收單的副聯(lián)上簽收

4.驗收人員應(yīng)將驗收單其中的一聯(lián)送交財務(wù)部門

編制部門

入庫單：是由倉庫管理人員填寫的驗收合格品入庫的憑證

相關(guān)說明

1.將已驗收商品的保管與采購職責(zé)相分離，可減少未經(jīng)授權(quán)的采購和盜用商品的風(fēng)險

2.存放商品的倉儲區(qū)應(yīng)相對獨(dú)立，限制無關(guān)人員接近

相關(guān)的認(rèn)定（★★）

與商品的“存在”認(rèn)定相關(guān)

注意事項及操作要點（3個方面）

1.在記錄采購交易前，財務(wù)部門需要檢查訂購單、驗收單和供應(yīng)商發(fā)票的一致性，確定供應(yīng)商發(fā)票的內(nèi)容是否與相關(guān)的驗收單、訂購單一致，以及供應(yīng)商發(fā)票的計算是否正確

2.在檢查無誤后，會計人員編制轉(zhuǎn)賬憑證/付款憑證，經(jīng)會計主管審核后據(jù)以登記相關(guān)賬簿

3.如果月末尚未收到供應(yīng)商發(fā)票，財務(wù)部門需根據(jù)驗收單和訂購單暫估相關(guān)的負(fù)債

相關(guān)的認(rèn)定（★★）

與“存在”“發(fā)生”“完整性”“權(quán)利和義務(wù)”和“準(zhǔn)確性、計價和分?jǐn)偂钡日J(rèn)定有關(guān)

相關(guān)控制

以支票結(jié)算方式為例，編制和簽發(fā)支票的有關(guān)控制包括：

1.由被授權(quán)的財務(wù)部門的人員負(fù)責(zé)簽發(fā)支票

2.被授權(quán)簽發(fā)支票的人員應(yīng)確定每張支票后附有已經(jīng)適當(dāng)批準(zhǔn)的未付款憑單，并確定支票收款人姓名和金額與憑單內(nèi)容一致

3.支票一經(jīng)簽發(fā)就應(yīng)在其憑單和支持性憑證上用加蓋印戳或打洞等方式將其注銷，以免重復(fù)付款

4.不得簽發(fā)無記名甚至空白的支票

5.支票應(yīng)預(yù)先順序編號，保證支出支票存根的完整性和作廢支票處理的恰當(dāng)性

6.應(yīng)確保只有被授權(quán)的人員才能接近未經(jīng)使用的空白支票

相關(guān)控制

以記錄銀行存款支出為例，有關(guān)控制包括：

1.會計主管應(yīng)獨(dú)立檢查記入銀行存款日記賬和應(yīng)付賬款明細(xì)賬的金額的一致性，以及與支票匯總記錄的一致性

2.通過定期比較銀行存款日記賬記錄的日期與支票副本的日期，獨(dú)立檢查入賬的及時性

3.獨(dú)立編制銀行存款余額調(diào)節(jié)表（非出納員編制）

相關(guān)說明

通過與供應(yīng)商定期對賬，就應(yīng)付賬款、預(yù)付款項等進(jìn)行核對，能夠及時發(fā)現(xiàn)雙方存在的差異，對差異進(jìn)行調(diào)查，如有必要作出相應(yīng)調(diào)整