BBC公司銷售與收款內(nèi)部會(huì)計(jì)控制
BBC公司是從事機(jī)電產(chǎn)品制造和兼營家電銷售的國有中型企業(yè)，資產(chǎn)總額4000萬元，其中，應(yīng)收賬款1020萬元，占總資產(chǎn)額的25.5%，占流動(dòng)資產(chǎn)的45%。近年來企業(yè)應(yīng)收賬款居高不下，營運(yùn)指數(shù)連連下滑，已到了現(xiàn)金枯竭，舉步維艱，直接影響生產(chǎn)經(jīng)營的地步。造成上述狀況除了商業(yè)競(jìng)爭(zhēng)的日愈加劇外，企業(yè)自身內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度不健全是主要原因。
會(huì)計(jì)師事務(wù)所2004年3月對(duì)BBC公司2003年度會(huì)計(jì)報(bào)表進(jìn)行了審計(jì)，在審計(jì)過程中根據(jù)獲取的不同審計(jì)證據(jù)將該公司的應(yīng)收賬款作了如下分類：
被騙損失尚未作賬務(wù)處理的應(yīng)收賬款60萬元;
賬齡長(zhǎng)且原銷售經(jīng)辦人員已調(diào)離，其工作未交接，債權(quán)催收難以落實(shí)，可收回金額無法判定的應(yīng)收賬款300萬元;
賬齡較長(zhǎng)回收有一定難度的應(yīng)收賬款440萬元;
未發(fā)現(xiàn)重大異常，但期后能否收回，還要待時(shí)再定的應(yīng)收賬款220萬元。
針對(duì)上述各類應(yīng)收賬款內(nèi)控存在的重大缺陷，會(huì)計(jì)師事務(wù)所向BBC公司管理當(dāng)局出具了管理建議書，提出了改進(jìn)意見，以促進(jìn)管理當(dāng)局加強(qiáng)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度的建設(shè)，改善經(jīng)營管理，避免或減少壞賬損失以及資金被客戶長(zhǎng)期無償占用，同時(shí)也為企業(yè)提高會(huì)計(jì)信息質(zhì)量打下良好的基礎(chǔ)。
問題分析
1．企業(yè)未制定詳細(xì)的信用政策，并根據(jù)調(diào)查核實(shí)的客戶情況，明確規(guī)定具體的信用額度、信用期間、信用標(biāo)準(zhǔn)并經(jīng)授權(quán)審批后執(zhí)行賒銷。而是盲目放寬賒銷范圍，在源頭上造成大量的壞賬損失。
如：1999年末四川李老板前來BBC公司購買20萬元電視機(jī)，并一次支付現(xiàn)金結(jié)算貨款，2000年春節(jié)前夕李老板再次攜現(xiàn)金20萬元要求購買80萬元的電視機(jī)并承諾60萬元貨款在春節(jié)后一個(gè)月內(nèi)結(jié)清，同時(shí)留下其公司營業(yè)執(zhí)照和其本人身份證復(fù)印件以及聯(lián)系方式。
BBC公司銷售部門及有關(guān)人員在未進(jìn)一步調(diào)查核實(shí)李老板真實(shí)身份及其資信狀況也未經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的情況下，僅憑李老板提供的復(fù)印件以及攜帶的大量現(xiàn)金就斷定遇到了財(cái)神爺，怕失去此次乃至今后財(cái)源滾滾而來的機(jī)會(huì)，積極組織貨源向李老板供貨。誰知此后李老板人間蒸發(fā)毫無音訊。待之后公安機(jī)關(guān)偵破此案時(shí)，貨款已被李老板揮霍一空，60萬元血本無歸。
2．企業(yè)沒有樹立正確的應(yīng)收賬款管理目標(biāo)，片面追求利潤最大化，而忽視了企業(yè)的現(xiàn)金流量，忽視了企業(yè)財(cái)富最大化的正確目標(biāo)，這其中一個(gè)重要的原因就是對(duì)企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)以及銷售部門和銷售人員考核時(shí)過于強(qiáng)調(diào)利潤指標(biāo)，而沒有設(shè)置應(yīng)收賬款回收率這樣的指標(biāo)，一旦發(fā)生壞賬則已實(shí)現(xiàn)的利潤就會(huì)落空。
由于企業(yè)產(chǎn)品銷售不暢，為了擴(kuò)大銷量，完成利潤考核指標(biāo)，企業(yè)一味獎(jiǎng)勵(lì)銷售人員“找路子”促銷產(chǎn)品，而對(duì)貨款能否及時(shí)收回?zé)o所顧忌，一時(shí)間應(yīng)收賬款一路攀升，甚至出現(xiàn)個(gè)別銷售人員在未與客戶訂立合同的情況下，“主動(dòng)”送貨上門，加大了壞賬風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)大量資金被客戶白白占用。
3．企業(yè)沒有明確規(guī)定應(yīng)收賬款管理的責(zé)任部門，沒有建立起相應(yīng)的管理辦法，缺少必要的合同、發(fā)運(yùn)憑證等原始憑證的檔案管理制度，導(dǎo)致對(duì)應(yīng)收賬款損失或長(zhǎng)期難以收回的無法追究責(zé)任。
公司財(cái)務(wù)每年年度過賬時(shí)抄陳賬、抄死賬，尤其是當(dāng)銷售人員調(diào)離公司后，其經(jīng)手的應(yīng)收賬款更是無人問津或相互推諉，即使指派專人去要賬，也經(jīng)常因?yàn)槿笔е匾脑紤{證，導(dǎo)致要賬無據(jù)而無功而返。由于上述原因企業(yè)對(duì)造成發(fā)生壞賬損失以及資金長(zhǎng)期難以回籠的責(zé)任人無法追究其責(zé)任。
4．對(duì)應(yīng)收賬款的會(huì)計(jì)監(jiān)督相當(dāng)薄弱，企業(yè)沒有明確規(guī)定財(cái)務(wù)部門對(duì)應(yīng)收賬款的結(jié)算負(fù)有監(jiān)督檢查的責(zé)任、沒有制定應(yīng)收賬款結(jié)算監(jiān)督的管理辦法，財(cái)務(wù)部門與銷售部門基本上是各自為政，“老死不相往來”，造成對(duì)客戶的信息資料失真或失靈。
此外，財(cái)務(wù)部門未定期與往來客戶通過函證等方式核對(duì)賬目，無法及時(shí)發(fā)現(xiàn)出現(xiàn)的異常情況，尤其是無法防止或發(fā)現(xiàn)貨款被銷售人員侵占或挪用的風(fēng)險(xiǎn)。
完善內(nèi)部制度
企業(yè)應(yīng)貫徹不相容職務(wù)相互分離的原則，建立健全崗位責(zé)任制，在此基礎(chǔ)上，對(duì)應(yīng)收賬款管理抓好以下幾個(gè)環(huán)節(jié)：
1．加強(qiáng)對(duì)賒銷業(yè)務(wù)的管理，制定企業(yè)切實(shí)可行的銷售政策和信用制度管理政策，對(duì)符合賒銷條件的客戶，方可按照內(nèi)控管理制度規(guī)定的程序辦理賒銷業(yè)務(wù)。
2．加強(qiáng)對(duì)銷售隊(duì)伍的管理，包括建立對(duì)銷售與收款業(yè)務(wù)的授權(quán)批準(zhǔn)制度、銷售與收款的責(zé)任連接與考核獎(jiǎng)懲制度、銷售人員定期輪崗及經(jīng)手客戶債務(wù)交接制度等。
3．加強(qiáng)對(duì)客戶信息的管理，企業(yè)應(yīng)充分了解客戶的資信和財(cái)務(wù)狀況，對(duì)長(zhǎng)期、大宗業(yè)務(wù)的客戶應(yīng)建立包括信用額度使用情況在內(nèi)的客戶資料，并實(shí)行動(dòng)態(tài)管理、及時(shí)更新。
4．加強(qiáng)對(duì)應(yīng)收賬款的財(cái)務(wù)監(jiān)督管理，建立應(yīng)收賬款賬齡分析制度和逾期督促催收制度，定期以函證方式核對(duì)往來款項(xiàng)，發(fā)現(xiàn)異?，F(xiàn)象及時(shí)反饋給銷售部門并報(bào)告決策機(jī)構(gòu)。（來源：財(cái)務(wù)總監(jiān)俱樂部）
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