報(bào)表程序主要有三大系統(tǒng)：一是報(bào)表定義，即建立描述文件;二是報(bào)表輸出，即根據(jù)描述文件計(jì)算并打印報(bào)表、匯總表、分析表等多種報(bào)表;三是報(bào)表維護(hù)，它是為了保證程序的正常運(yùn)行而做的輔助工作。

　　進(jìn)行報(bào)表定義時(shí)，必須做好如下工作：一是要有一張空表的格式，即這張表的表頭是什么樣，表的欄目有多少，欄目的名稱是什么，有多少行，表尾有什么，我們可以在屏幕上畫一張空白的表格，并將其保存在一個(gè)文件里。我們稱這個(gè)文件為報(bào)表格式文件。二是要知道這張表的每欄數(shù)據(jù)是怎么來(lái)的，可以有兩個(gè)來(lái)源：其一是從賬目中取得某個(gè)科目的余額或發(fā)生額或年初數(shù)，我們稱之為“取數(shù)公式”;其二是從前期的報(bào)表或其他報(bào)表或本表中經(jīng)過(guò)加減乘除等計(jì)算而來(lái)，我們稱之為“計(jì)算公式”。把兩個(gè)公式分別存在兩個(gè)文件中，一個(gè)叫“取數(shù)公式文件”，一個(gè)叫“計(jì)算公式文件”。最后，還要對(duì)各欄目橫平豎直檢查勾稽關(guān)系進(jìn)行描述，將其存在一個(gè)文件中，稱之為“校驗(yàn)公式文件”。因此，要建立一張報(bào)表，就要有報(bào)表格式、取數(shù)公式、計(jì)算公式和校驗(yàn)公式這樣四個(gè)文件。因?yàn)檫@些文件都是描述某張報(bào)表的，故而統(tǒng)稱為“描述文件”。

　　一張報(bào)表就要有四個(gè)文件來(lái)描述它，如果要出多種報(bào)表，就要有許多描述文件。那么，到底哪四個(gè)文件是用來(lái)描述同一個(gè)文件的?為了使這些描述文件與實(shí)際打印的報(bào)表建立起聯(lián)系，就要建立一個(gè)表格信息文件，即讓操作者告訴計(jì)算機(jī)打印哪張報(bào)表，使用哪些描述文件，這就要建立一個(gè)管理文件，我們稱之“表格管理文件”。

　　這樣，進(jìn)行報(bào)表定義時(shí)，就需要建立“報(bào)表格式”、“取數(shù)公式”、“計(jì)算公式”、“校驗(yàn)公式”、“表格管理”等五個(gè)文件。

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