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類 別：內(nèi)控政策文 號：煤審綜字[1998]第10號頒發(fā)日期：1997-02-20
地 區(qū)：全國行 業(yè)：制造業(yè)時效性：有效
第一條 為了加強煤炭內(nèi)部審計檔案工作，充分發(fā)揮審計檔案的作用，根據(jù)《中華人民共和國檔案法》和審計署《審計機關(guān)審計檔案工作的規(guī)定》、煤炭工業(yè)部《煤炭行業(yè)內(nèi)部審計工作規(guī)定》，制定本規(guī)定。
第二條 本規(guī)定所稱審計檔案，是指煤炭內(nèi)部審計機構(gòu)在進行審計監(jiān)督或?qū)徲嬚{(diào)查活動中直接形成的，具有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。
審計檔案是企事業(yè)單位檔案的重要組成部分。
第三條 本規(guī)定所稱審計檔案工作，是指煤炭內(nèi)部審計機構(gòu)對審計檔案進行的收集、整理、保管、利用、編研、統(tǒng)計、鑒定和移交，以及對下級煤炭內(nèi)部審計機構(gòu)審計檔案管理工作的指導(dǎo)和監(jiān)督。
第四條 審計署駐煤炭部審計局對全國煤炭內(nèi)部審計的檔案工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督；下級煤炭內(nèi)部審計機構(gòu)的審計檔案工作，接受同級檔案管理部門和上級煤炭內(nèi)部審計機構(gòu)的指導(dǎo)和監(jiān)督。
第五條 煤炭內(nèi)部審計機構(gòu)應(yīng)當(dāng)設(shè)立專職或兼職檔案管理人員。
第六條 煤炭內(nèi)部審計機構(gòu)和專兼職檔案人員的職責(zé)是：
（一）認真貫徹執(zhí)行國家關(guān)于審計檔案管理工作的法規(guī)，依法建立本單位的審計檔案管理工作規(guī)章、制度；
（二）組織、監(jiān)督本單位有關(guān)審計人員審計文件材料的立卷和歸檔工作；
（三）按照國家有關(guān)規(guī)定，做好審計檔案的收集、整理、保管、利用、編研、統(tǒng)計工作，如期移交應(yīng)由同級檔案部門保管的審計檔案，為審計工作服務(wù)；
（四）對下級煤炭內(nèi)部審計機構(gòu)的審計檔案管理工作進行指導(dǎo)和監(jiān)督，有計劃地開展檢查、總結(jié)、培訓(xùn)、研究等活動。
第七條 審計檔案的建立實行誰審計誰立卷、審結(jié)卷成、定期歸檔的責(zé)任制度；采取按職能分類、按項目立卷、按單元排列的立卷方法。
第八條 應(yīng)當(dāng)歸入審計檔案的文件材料是：
（一）審計通知書、審計意見書、審計決定、審計建議書、移送處理書等審計公文；
（二）審計證據(jù)、審計工作底稿、審計報告及審計報告征求意見書；
（三）審計工作方案、審定審計報告的會議紀(jì)要、檢查審計決定執(zhí)行情況的記錄等文件材料；
（四）有關(guān)審計項目的請示、報告、批復(fù)、批示、問函、復(fù)函等文件材料；
（五）與具體審計項目有關(guān)的群眾來信、來訪記錄等舉報材料；
（六）其它應(yīng)歸入審計檔案的文件材料。
第九條 不歸入審計檔案的文件材料是：
（一）與具體審計項目無關(guān)的行政文書及審計綜合管理文書；
（二）未用作審計依據(jù)，或未經(jīng)核實的證明性材料；
（三）審計所依據(jù)的法規(guī)、政策文件中的無關(guān)條款及其他參考材料；
（四）未經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)審簽的文電草稿；
（五）其他不應(yīng)歸入審計檔案的文件材料。
第十條 審計文件材料按項目立卷。一個審計項目可立一個卷或幾個卷，不得將幾個審計項目的文件材料合并立為一個卷。
跨年度的審計項目，在項目審計終結(jié)的年度立卷。
第十一條 審計案卷內(nèi)文件材料一般應(yīng)以結(jié)論性文件材料、證明性文件材料、立項性文件材料三個單元為序進行排列。
結(jié)論性文件材料，采用逆審計程序并結(jié)合文件材料的重要程度的方法進行排列；
證明性文件材料，按與審計報告所列問題和審計評價意見相對應(yīng)的順序，對審計證據(jù)、匯總審計工作底稿、分項目審計工作底稿、審計法規(guī)依據(jù)進行排列；
立項性文件材料，按文件材料形成的時間順序，并結(jié)合文件材料的重要程度進行排列。
第十二條 審計案卷內(nèi)每份或每組文件之間的排列規(guī)則是：
（一）正件在前，附件在后；
（二）定稿在前，修改稿在后；
（三）批復(fù)在前，請示在后；
（四）批示在前，報告在后；
（五）重要文件在前，次要文件在后；
（六）匯總性文件在前，原始性文件在后。
第十三條 審計項目一經(jīng)實施，立卷責(zé)任人即應(yīng)及時收集本項目的文件材料；審計終結(jié)時，立卷責(zé)任人應(yīng)對本審計項目形成的全部文件材料進行整理、鑒別和取舍，并按立卷的方法和規(guī)則進行組卷。經(jīng)審計組組長和內(nèi)部審計負責(zé)人復(fù)查后，依照有關(guān)規(guī)定進行案卷的編目和裝訂。
第十四條 審計文件材料的歸檔，應(yīng)堅持以審計項目案卷為單位進行交接。歸檔時間不得遲于該審計項目結(jié)束后的3個月。
第十五條 審計檔案的鑒定，應(yīng)當(dāng)依據(jù)有關(guān)審計檔案保管期限的規(guī)定進行。審計檔案的保管期限應(yīng)當(dāng)按照項目審計案卷的保存價值確定，分為永久、長期（16年至50年）和短期（15年及其以下）三種。
第十六條 審計檔案在劃定保管期限的基礎(chǔ)上，可以采用“年度----組織機構(gòu)”或“年度----審計類別”的方法排列和編目。審計案卷排列方法應(yīng)當(dāng)統(tǒng)一，前后保持一致，不可任意變動。
第十七條 審計檔案的密級及其保密期限，按卷內(nèi)文件的最高密級確定，并按有關(guān)規(guī)定作出標(biāo)識。
第十八條 煤炭內(nèi)部審計機構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國家有關(guān)規(guī)定配備必要的設(shè)備，建立、健全檔案保管制度，定期對尚未移交檔案的保管情況進行檢查，確保檔案的安全。
第十九條 積極開展審計檔案的利用工作，根據(jù)需要編制適用的檢索工具和參考材料，做到迅速、準(zhǔn)確地查找和利用案卷。
第二十條 借閱審計檔案，一般應(yīng)當(dāng)限定在本單位審計機構(gòu)內(nèi)部。凡需將審計檔案借出或要求出具審計檔案證明的，應(yīng)經(jīng)內(nèi)部審計機構(gòu)負責(zé)人審批。
第二十一條 各級煤炭內(nèi)部審計機構(gòu)向檔案部門移交審計檔案的范圍和年限，按國家和本單位檔案管理部門有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。
第二十二條 本規(guī)定由煤炭工業(yè)部審計局負責(zé)解釋。
第二十三條 本規(guī)定自1998年1月1日起施行。
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