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類 別：工商法規(guī),地方法規(guī)文 號(hào)：呼政發(fā)[2005]1號(hào)頒發(fā)日期：2004-02-06
地 區(qū)：內(nèi)蒙古行 業(yè)：行政事業(yè)時(shí)效性：有效
各旗、縣、區(qū)人民政府，市各委、辦、局：
市人民政府同意市檔案局制定的《呼和浩特市社區(qū)檔案管理暫行辦法》，現(xiàn)批轉(zhuǎn)你們，請(qǐng)遵照?qǐng)?zhí)行。
二00五年一月七日
呼和浩特市社區(qū)檔案管理暫行辦法
第一條 為加強(qiáng)城市社區(qū)居委會(huì)（以下簡(jiǎn)稱社區(qū)）組織檔案工作的規(guī)范化管理，為社區(qū)的各項(xiàng)工作服務(wù)，根據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《內(nèi)蒙古自治區(qū)檔案條例》等有關(guān)法律、法規(guī)，結(jié)合本市實(shí)際，制定本辦法。
第二條 本辦法所稱社區(qū)檔案是指城市社區(qū)黨組織、社區(qū)居委會(huì)以及社區(qū)團(tuán)體在居民自治、社區(qū)服務(wù)等各項(xiàng)工作活動(dòng)中形成的具有查考利用價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的文件材料。
第三條 區(qū)檔案工作在業(yè)務(wù)上接受市區(qū)（縣）檔案行政部門(mén)的監(jiān)督和指導(dǎo)。
第四條 本辦法適用于呼市各社區(qū)檔案管理。
第五條 社區(qū)檔案工作應(yīng)同社區(qū)各項(xiàng)工作同步協(xié)調(diào)發(fā)展，在社區(qū)評(píng)級(jí)活動(dòng)中，檔案工作應(yīng)同步達(dá)到相應(yīng)等級(jí)。晉升甲級(jí)社區(qū)，檔案工作應(yīng)達(dá)到自治區(qū)二級(jí)以上（含二級(jí)），晉升乙級(jí)、丙級(jí)社區(qū)，檔案工作應(yīng)達(dá)到三級(jí)以上（含三級(jí)）。
第六條 各區(qū)人民政府、街道辦事處對(duì)社區(qū)檔案工作成績(jī)突出的檔案工作人員應(yīng)給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)。
第七條 社區(qū)應(yīng)注意日常工作中形成文件的收集，具體收集范圍見(jiàn)附件（《呼和浩特市城市社區(qū)文件材料歸檔范圍及保管期限表》）。
第八條 社區(qū)檔案的整理應(yīng)區(qū)分門(mén)類進(jìn)行。社區(qū)檔案可分為文書(shū)、科技、聲像、電子、實(shí)物、會(huì)計(jì)等6大門(mén)類：
（一）文書(shū)檔案按年度─問(wèn)題（包括黨建工作類、精神文明類、綜合治理類、社區(qū)管理服務(wù)類、計(jì)劃生育工作類、勞動(dòng)民政工作類、環(huán)保衛(wèi)生工作類、社區(qū)科普活動(dòng)類等）或問(wèn)題─年度分類，按國(guó)家檔案局《歸檔文件整理規(guī)范》進(jìn)行整理，按年度─問(wèn)題或問(wèn)題─年度排列編號(hào)；
（二）科技檔案中的基建檔案按工程項(xiàng)目分類整理，設(shè)備檔案按設(shè)備型號(hào)分類整理；
（三）會(huì)計(jì)檔案按類別-年度分類整理編號(hào)；
（四）聲像檔案整理時(shí)應(yīng)將照片、錄音帶錄像帶等分別整理：
1、照片檔案可按拍攝的時(shí)間先后順序裝冊(cè)立卷，照片較多也可按類別立卷，并按卷編流水號(hào)，底片要與照片相符，每組照片要有文字說(shuō)明，文字說(shuō)明包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者；
2、錄音帶、錄像帶按盒組成保管單位，并分別按時(shí)間先后順序流水編制案卷號(hào)，盒上填寫(xiě)錄音、錄像說(shuō)明。
（五）電子文件材料按年度歸檔，以盤(pán)為單位管理。
第九條 社區(qū)文書(shū)檔案一般在次年的6月底前歸檔；聲像檔案隨時(shí)歸檔；基建檔案在基建項(xiàng)目竣工驗(yàn)收后歸檔；設(shè)備檔案在開(kāi)箱安裝調(diào)試完畢歸檔；聲像、電子材料、實(shí)物等隨時(shí)歸檔。
第十條 社區(qū)檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理，做到有領(lǐng)導(dǎo)分管，有人員管理，有專柜保存。有條件的社區(qū)應(yīng)建立檔案室。
第十一條 社區(qū)應(yīng)配備適應(yīng)需要的檔案裝具保管檔案。要做好防火、防潮、防盜、防蟲(chóng)、防光、防塵等工作，確保檔案的完整與安全。
第十二條 社區(qū)檔案工作應(yīng)建立健全檔案保管、保密、立卷歸檔、借閱利用、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)規(guī)章制度，并認(rèn)真貫徹執(zhí)行。
第十三條 檔案人員要根據(jù)需要編制必備的歸檔文件目錄、案卷目錄等檢索工具，積極開(kāi)展檔案的利用服務(wù)工作。
第十四條 社區(qū)檔案工作人員要嚴(yán)格履行借閱利用手續(xù)。借閱檔案的部門(mén)和個(gè)人必須妥善保管，不得拆散、抽取、勾劃、涂改、損壞和轉(zhuǎn)借他人。
第十五條 檔案人員應(yīng)按規(guī)定做好各類檔案數(shù)量和利用情況的登記和綜合統(tǒng)計(jì)。
第十六條 本辦法由呼市檔案行政主管部門(mén)負(fù)責(zé)解釋。
附件：呼和浩特市城市社區(qū)居委會(huì)文件材料歸檔范圍及保管期限表
范圍 期限
一、文書(shū)檔案
1、黨支部工作計(jì)劃、總結(jié) 永久
2、黨支部書(shū)記、委員任免批復(fù) 長(zhǎng)期
3、黨支部工作目標(biāo)考核材料 長(zhǎng)期
4、黨支部會(huì)議、擴(kuò)大會(huì)議記錄 長(zhǎng)期
5、領(lǐng)導(dǎo)班子民主生活會(huì)記錄 短期
6、黨員大會(huì)會(huì)議材料 短期
7、在職、退休黨員名冊(cè) 永久
8、黨支部基本情況統(tǒng)計(jì) 永久
9、先進(jìn)黨支部、優(yōu)秀黨員優(yōu)秀黨務(wù)工作者材料 （登記表、先進(jìn)事跡等） 長(zhǎng)期
10、流動(dòng)黨員檔案 短期
11、精神文明協(xié)議書(shū)（責(zé)任書(shū)） 長(zhǎng)期
12、創(chuàng)建文明小區(qū)、文明樓組材料（申報(bào)表、 創(chuàng)建過(guò)程材料） 長(zhǎng)期
13、五好文明家庭評(píng)選材料 短期
14、社區(qū)居委會(huì)與居民簽訂的文明公約 短期
15、社區(qū)概況、沿革、大事記、自治章程等 永久
16、社區(qū)居民代表大會(huì)材料、居民公約 短期
17、社區(qū)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、決議 長(zhǎng)期
18、社區(qū)例會(huì)會(huì)議的記錄 短期
19、社區(qū)換屆選舉材料 長(zhǎng)期
20、社區(qū)的規(guī)章制度、組織網(wǎng)絡(luò)圖 長(zhǎng)期
21、領(lǐng)導(dǎo)視察工作的講話、題詞 長(zhǎng)期
22、社區(qū)調(diào)解、處理各種矛盾的記錄 短期
23、社區(qū)為民辦實(shí)事項(xiàng)目計(jì)劃和實(shí)施材料 長(zhǎng)期
24、社區(qū)向上級(jí)的請(qǐng)示及上級(jí)的批復(fù) 長(zhǎng)期
25、有關(guān)評(píng)比表彰材料 長(zhǎng)期
26、社區(qū)居民調(diào)查登記表、戶籍登記、健康登記等材料 長(zhǎng)期
27、社區(qū)服務(wù)工作計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告 長(zhǎng)期
28、社區(qū)服務(wù)工作職責(zé)、便民利民服務(wù)項(xiàng)目設(shè)置、活動(dòng)記錄 長(zhǎng)期
29、社區(qū)服務(wù)隊(duì)伍（含志愿者）名冊(cè)、活動(dòng)記錄 長(zhǎng)期
30、社區(qū)養(yǎng)老保險(xiǎn)、優(yōu)撫、特困戶及最低生活保障金發(fā)放管理名冊(cè)、登記表、統(tǒng)計(jì)報(bào)表 永久
31、社區(qū)下崗職工名冊(cè)、勞動(dòng)技能情況登記表 長(zhǎng)期
32、社區(qū)開(kāi)展再就業(yè)培訓(xùn)及安置登記、就業(yè)情況統(tǒng)計(jì)報(bào)表 長(zhǎng)期
33、社區(qū)開(kāi)展敬老、優(yōu)撫、扶貧助殘工作形成的材料及統(tǒng)計(jì)報(bào)表 長(zhǎng)期
34、社區(qū)服務(wù)工作目標(biāo)責(zé)任狀、簽訂的合同、工作規(guī)則及管理辦法 長(zhǎng)期
35、政府部門(mén)關(guān)于發(fā)展社區(qū)服務(wù)的政策、規(guī)定、規(guī)劃等 短期
36、社區(qū)居民的健康登記卡等健康檔案 長(zhǎng)期
37、社區(qū)綜合治理工作計(jì)劃、小結(jié) 長(zhǎng)期
38、治保網(wǎng)絡(luò)、幫教對(duì)象、在押人員名冊(cè) 長(zhǎng)期
39、治安事件記錄 長(zhǎng)期
40、創(chuàng)建安全小區(qū)材料情況 短期
41、群防群治工作材料 短期
42、開(kāi)展法制教育、法律咨詢、民事糾紛調(diào)節(jié) 工作材料 短期
43、有關(guān)外來(lái)人口和流動(dòng)人口管理的人員名冊(cè)、登記表、情況記錄等方面的材料 短期
44、房屋出租檔案 短期
45、調(diào)解記錄及回訪記錄 短期
46、衛(wèi)生工作計(jì)劃、總結(jié) 短期
47、愛(ài)國(guó)衛(wèi)生工作記錄 短期
48、精神病人看護(hù)人員名冊(cè) 長(zhǎng)期
49、關(guān)于紅十字會(huì)工作材料 短期
50、居民健康檔案材料 長(zhǎng)期
51、計(jì)劃生育名冊(cè)、育齡婦女體檢、節(jié)育、獎(jiǎng)罰等文件材料 長(zhǎng)期
52、上級(jí)機(jī)關(guān)頒發(fā)的社會(huì)雙擁助殘、扶貧、救災(zāi) 工作的規(guī)定、意見(jiàn)、通知 短期
53、社區(qū)關(guān)于社區(qū)優(yōu)撫、救災(zāi)工作的計(jì)劃、總結(jié)、會(huì)議記錄、典型材料 永久
54、社區(qū)雙擁工作計(jì)劃、總結(jié) 長(zhǎng)期
55、軍民共建協(xié)議書(shū)、軍屬名冊(cè) 長(zhǎng)期
56、開(kāi)展“八一”、春節(jié)等節(jié)日慰問(wèn)材料 短期
57、社區(qū)助殘工作計(jì)劃、總結(jié) 短期
58、殘疾人員名冊(cè)、辦證情況統(tǒng)計(jì)表 長(zhǎng)期
59、社區(qū)孤老、孤兒情況統(tǒng)計(jì)、總結(jié) 長(zhǎng)期
60、社區(qū)扶貧救災(zāi)捐款、捐物人員名冊(cè)、統(tǒng)計(jì)表、 好人好事登記簿 短期
二、科技檔案
（一）基建類
房屋建筑物的申請(qǐng)、批復(fù)、合同、協(xié)議、證書(shū)、圖紙等 永久
（二）設(shè)備類
社區(qū)購(gòu)置的重要設(shè)備的說(shuō)明書(shū)、合格證、線路圖、維修單等 長(zhǎng)期
三、會(huì)計(jì)檔案
（一）財(cái)務(wù)憑證
各種財(cái)務(wù)原始憑證、記帳憑證、匯總憑證 15年
（二）財(cái)務(wù)帳簿
1、總帳、明細(xì)帳 15年
2、銀行帳、現(xiàn)金帳 25年
（三）財(cái)務(wù)報(bào)表
1、年度財(cái)務(wù)決算報(bào)表 永久
2、月、季度財(cái)務(wù)報(bào)表 5年
（四）其他
1、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè) 15年
2、銀行余額調(diào)解表 5年
3、銀行對(duì)帳單 5年
4、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè) 永久
四、聲像檔案
（一）照片類
1、上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)視察、檢查、指導(dǎo)社區(qū)工作形成的照片 長(zhǎng)期
2、社區(qū)召開(kāi)各種會(huì)議及文化、體育、慶?；顒?dòng)等形成的照片 長(zhǎng)期
3、報(bào)刊、電臺(tái)刊登反映社區(qū)情況的照片 長(zhǎng)期
4、本社區(qū)榮獲各種獎(jiǎng)勵(lì)的照片 長(zhǎng)期
（二）錄音、錄像類
1、領(lǐng)導(dǎo)視察社區(qū)活動(dòng)形成的錄音、錄像材料 長(zhǎng)期
2、反映社區(qū)歷史概貌及重要活動(dòng)的錄音、錄像材料 永久
五、電子檔案
社區(qū)應(yīng)用計(jì)算機(jī)形成的磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)及相應(yīng)的支持軟件產(chǎn)品和硬件說(shuō)明材料 長(zhǎng)期
六、實(shí)物檔案
（一）獎(jiǎng)品類
本社區(qū)榮獲的各種錦旗、獎(jiǎng)狀、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)杯、榮譽(yù)證、光榮冊(cè)等 長(zhǎng)期
（二）印章類
社區(qū)已宣布停止使用的印章 長(zhǎng)期
（三）字畫(huà)類
具有保存價(jià)值的手跡、字畫(huà)等 長(zhǎng)期
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