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【主要內(nèi)容】

什么是會計(jì)檔案、會計(jì)檔案的歸檔、會計(jì)檔案的移交和利用、會計(jì)檔案的（最低）保管期限

【所屬章節(jié)】

《經(jīng)濟(jì)法基礎(chǔ)》第二章 會計(jì)法律制度

【知識詳解】

考點(diǎn)：什么是會計(jì)檔案

1. 會計(jì)檔案是指單位在進(jìn)行會計(jì)核算等過程中接收或形成的，記錄和反映單位經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)的，具有保存價值的文字、圖表等各種形式的會計(jì)資料。

2. 會計(jì)檔案包括通過計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲的電子會計(jì)檔案。

3. 各單位的預(yù)算、計(jì)劃、制度等文件材料屬于文書檔案，不屬于會計(jì)檔案。

考點(diǎn)：會計(jì)檔案的歸檔

1. 歸檔范圍

(1)會計(jì)憑證，包括原始憑證、記賬憑證;

(2)會計(jì)賬簿類，包括總賬、明細(xì)賬、日記賬、固定資產(chǎn)卡片及其他輔助性賬簿;

(3)財(cái)務(wù)會計(jì)報告類，包括月度、季度、半年度財(cái)務(wù)會計(jì)報告和年度財(cái)務(wù)會計(jì)報告;

(4)其他會計(jì)資料，包括銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對賬單、納稅申報表、會計(jì)檔案移交清冊、會計(jì)檔案保管清冊、會計(jì)檔案銷毀清冊、會計(jì)檔案鑒定意見書及其他具有保存價值的會計(jì)資料。

2. 電子會計(jì)檔案

(1)單位可以利用計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)通信等信息技術(shù)手段管理會計(jì)檔案。

(2)電子會計(jì)檔案的基本質(zhì)量要求

①形成的電子會計(jì)資料來源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸;

②使用的會計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會計(jì)資料，能夠輸出符合國家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會計(jì)憑證、會計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會計(jì)報表等會計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序;

③使用的電子檔案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會計(jì)檔案，符合電子檔案的長期保管要求，并建立了電子會計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會計(jì)檔案的檢索關(guān)系;

④采取有效措施，防止電子會計(jì)檔案被篡改;

⑤建立電子會計(jì)檔案備份制度，能夠有效防范自然災(zāi)害、意外事故和人為破壞的影響;

⑥形成的電子會計(jì)資料不屬于具有永久保存價值或者其他重要保存價值的會計(jì)檔案。

(3)僅以電子形式保存，形成電子會計(jì)檔案

①單位內(nèi)部形成的、屬于歸檔范圍的電子會計(jì)資料，符合電子會計(jì)檔案基本質(zhì)量要求的，可僅以電子形式保存，形成電子會計(jì)檔案。

②單位從外部接收的電子會計(jì)資料，符合電子會計(jì)檔案基本質(zhì)量要求、附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會計(jì)檔案。

3. 歸檔責(zé)任人

單位的會計(jì)機(jī)構(gòu)或會計(jì)人員所屬機(jī)構(gòu)按照歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會計(jì)資料整理立卷，編制會計(jì)檔案保管清冊。

4. 歸檔時間

(1)當(dāng)年形成的會計(jì)檔案，在會計(jì)年度終了后，可由單位會計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時保管1年，再移交單位檔案管理機(jī)構(gòu)保管。

(2)因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)單位檔案管理機(jī)構(gòu)同意，但單位會計(jì)管理機(jī)構(gòu)臨時保管會計(jì)檔案最長不超過3年。

【相關(guān)鏈接】出納人員不得兼任(兼管)稽核、會計(jì)檔案保管和收入、支出、費(fèi)用、債權(quán)債務(wù)賬目的登記工作。

考點(diǎn)：會計(jì)檔案的移交和利用

1. 單位會計(jì)管理機(jī)構(gòu)在辦理會計(jì)檔案移交時，應(yīng)當(dāng)編制會計(jì)檔案移交清冊，并按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。

2. 紙質(zhì)會計(jì)檔案移交時應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。

3. 電子會計(jì)檔案的移交

(1)電子會計(jì)檔案移交時應(yīng)當(dāng)將電子會計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。

(2)特殊格式的電子會計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺一并移交。

(3)單位檔案管理機(jī)構(gòu)接收電子會計(jì)檔案時，應(yīng)當(dāng)對電子會計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測，符合要求的才能接收。

4. 會計(jì)檔案的利用

(1)單位應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)制度利用會計(jì)檔案，在進(jìn)行會計(jì)檔案查閱、復(fù)制、借出時履行登記手續(xù)，嚴(yán)禁篡改和損壞。

(2)會計(jì)檔案借用單位應(yīng)當(dāng)妥善保管和利用借入的會計(jì)檔案，確保借入會計(jì)檔案的安全完整，并在規(guī)定時間內(nèi)歸還。

考點(diǎn)：會計(jì)檔案的（最低）保管期限

1. 會計(jì)檔案的保管期限分為永久、定期(一般分為10年和30年)兩類;會計(jì)檔案的保管期限，從會計(jì)年度終了后的第一天算起。

2. 會計(jì)檔案的內(nèi)容和保管期限的具體規(guī)定(以企業(yè)和其他組織為例)

【提示】單位會計(jì)檔案的具體名稱如有與上表所列檔案名稱不相符的，應(yīng)當(dāng)比照類似檔案的保管期限辦理。

注：以上《經(jīng)濟(jì)法基礎(chǔ)》學(xué)習(xí)內(nèi)容選自東奧名師黃潔洵老師授課講義

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