假如你是商學院會計系的一位資深教師，你的院長韋勒（weller）正尋求你的幫助。在和財務副校長開完年中預算會議后。她感到十分氣餒。學院的社會工作系（Department of Social Work）預算赤字十分嚴重，因此。副校長有意將這個系全部撤掉或者取消它的學士班。這些年來，該系的頂算赤字始終是全校最嚴重的。九個月前，韋勒會晤了社會工作系的系主任喬什·雷諾茲（Josh Reynolds），要求他盡全力減少支出，但雷諾茲當即表示沒辦法做到，支出已經降到最低了。為了給一位未包含在基數(shù)預算之列的教師支付薪水，他不得不從其他系調轉資金。最后的赤字還得由學院來負擔，這意味著學院里的其他三個預算夠用的系將發(fā)現(xiàn)，預算即使有點結余也會被成比例地用光。韋勒院長告訴你，從預算的角度來看，沒有了社會工作系，學院的境況將會好起來。但她不清楚實際情況將如何。赤字是明顯的，但雷諾茲說這個系正在迅速發(fā)展——有著大量的生源。韋勒請你對這一狀況進行分析去參觀一下該系并和系主任雷諾茲談談。盡量探明情況、收集數(shù)據(jù)，盡快向她匯報。你從韋勒那里獲得了預算及其他所有可能相關的信息。包括學生的學時和學費信息。分析案例得出結論來支持或反對副校長的意向。

有關學院和預算系統(tǒng)的背景信息

由于人口變化，該學校的入學人數(shù)正在下降。學校所在州的高中畢業(yè)生數(shù)最在減少：除了做出種種努力來招募新生和維持入學率，該校也看到在下降的入學率和上升的成本之間，也還存在可以削減開支的余地。

學雜費（請見表l）和其他各項學生繳費約占學校收入的30%，但這些收入不會作為任何院系的預算。對一個系來說，只有那些明確由該系產生的收入（例如實驗室收費）才能被納入該系的預算中。除了學雜費，該校預算收入的其他來源包括州政府撥款、專用撥款、接受私人捐贈收入和其他收入，這些收入也不作為各學院或其他單位的預算，同樣地，各學院的管理費用也不列在其預算中。

        早在會計年度開始前，每位院長就會收到財務副校長送來的學院基數(shù)預算：可用于薪水和其他成本的總金額。通常這個金額與上年預算數(shù)相等（有細微調整）。各位院長將他們的預算發(fā)送給所在學院的系主任。然后與他們會晤來討論他們的關注點。最后，院長去見財務副校長。答復一些常規(guī)性問題，如各系和學院能否在預算內完成工作；是否存在增加收入的機會；哪些地方將會削減開支。無論是身為院長，還是系主任。都無法全盤否定整個預算。對預算做出的改變通常是提高數(shù)額，而且往往是暫時性的。這意味著，一位院長可以為某一特定目的獲得一次性的資金轉撥，但很少能在基數(shù)預算上長期增加一筆資金。有一事例外，便是新增教師，而非更換教師。另一例外則發(fā)生在整個入學的預算被削減時，即：當整個學校的預算削減時。從已經過去的情況來看，年景暗淡，原先設定的預算，已不可能維持了。

首先，每個系必須平衡各自的基數(shù)預算：允許的支出必須等于計劃的支出。所有帶薪職位（教師、行政人員和工作人員）都納入預算中的薪水欄中，福利則納入預算中的另一欄（幾乎相當于50％的薪水）。助教人員，按課程付酬，福利率很低——目前為8.5%。他們的工資出現(xiàn)在另一欄中。除了已知的薪水、工資和福利外，院系預算人員將剩余的基數(shù)預算資金列支為經營預算。其中一些預算可能用于復印機、電話、差旅和會員費等。在一年里，各系可在不同的預算項目之間改變預算的分配（除業(yè)務方面的預算不能轉用在薪水方面以外）來應對特定的需要。支出在發(fā)生時登記。

大約在整個會計年度過半時。院長要再次與學校官員會面，討論當年的預算是否平衡。我們現(xiàn)在就處在這個時點上。評估每個系和每個學院基數(shù)頂算（允許的支出）和實際的支出之間的差額。預算試算表（電子表）有五列數(shù)據(jù)（見圖表1）。第一列是初始基數(shù)預算額。第二列是當前的預算，它是根據(jù)暫時的財務調整對基數(shù)預算所做的修改，修改發(fā)生在年中，會增加或減少一個部門可用的預算總額（如一次性的預算變化）。第三列是年初至今與該部門明確相關的實際支出和實際收入（如實驗室收費或課程收費）。第四列是預算撥款的保留數(shù)額，主要是薪水、工資和福利。最后一列是預算差異額，即第2列減去第3和第4列后的凈值。全部預算差異的總額顯示了該部門的結余或赤字。此時，社會工作系已經有將近50 000元的赤字。

社會工作系的信息

該系開設的學士學位和碩士學位課程是得到資格認證的。兩個學位都很受歡迎，入學人數(shù)均滿額。每年大約有30位本科畢業(yè)生獲得學士學位。并且該系有全校第二大的碩士班，每年有50位畢業(yè)生。去年。社會工作系分別開設了1 619學時的本科生課程和2 282學時的研究生課程，本科生班有107位新生人學，研究生班有119位新生注冊。（大部分研究生的課時全部都是本學院的課程。本科生則不同——他們要上其他系的很多公共基礎課或選修課等。）這幾年這些數(shù)字一直保持穩(wěn)定，也可能會這么保持下去。

大部分的本科生和全部的研究生都是本州居民，本科生每學期平均修13.5個學分，研究生則為9.5個學分。系主任估計該系有35％~50％的本科生是一進大學就選的這個班，

因為他們想獲得這個學位；余下的人則是從其他項目轉過來的：大約20％的研究生來自于該系的本科生班。其他人在別的學校獲得本科學位，或者沒有本科學位而進人研究生班，但要求后者修更多的學分。研究生班很受歡迎，因為所有招聘機構都保證，會提高獲得碩士學位的研究生的薪酬。

社會工作教育委員會（一個認證評審機構）要求碩士班至少有6位專職教師。學士班至少有2位專職教師。案例中這所大學的社會工作系有7位專職教師和2位兼職教師（在其他系仍有兼職）。系主任表示該系教師的數(shù)量勉強達到認證標準，他是其中的一位兼職教師（有行政職務在身，不能全職教學），另一位則是實地研究協(xié)調員（也沒辦法專職授課）。認證評審機構要求全職教師與學生人數(shù)比率：碩士層次為1:12。本科層次為l:25。它還要求每個本科學生參與至少400個小時的實踐學習，每位研究生則為900小時。學生們用這些時間服務于周圍地區(qū)的各種機構，（醫(yī)院、戒酒和戒毒治療中心、青少年收容所等。一些機構距離學校有60~100英里遠。實踐學習需要分成小組并進行個性化的管理。所以需要大量的助教。最近一年來，為滿足38門課以及實踐學習的需要而聘請了助教。在請助教上，系里每年花費大約100 000美元（外加8 500美元的福利）。

其中有60％用于研究生班。社會工作系的基數(shù)預算是1 045 000美元，其中的1 037 000美元用來支付薪水、工資和福利（參見圖表l）。這1 037 000美元中。包括了：47 676美元的助教工資和4 050美元的助教福利。全職助教的薪水和福利不列入基數(shù)預算。學院最近聘用的一位人員就不在基數(shù)預算之列。（學院為他支付的薪水和福利列在“當前預算”列，資金是從其他項轉來的。）該系預期大約有61 000美元的其他收入：6 000美元（基數(shù)預算）的實線學習經費，14 000美元的課程費（這是學校發(fā)給所有系的），另外41 000美元的課程包干費來自教師獲得的專用撥款，這筆錢可用來雇兼職教師或支付其他支出。但這41 000美元不能保證每年都有。

院長希望教師今后獲得的專用撥款數(shù)額能有所增加。但是沒人能給出許諾。該系還預期在其他營運支出上總共需花75 000美元，包括復印機和電話、會員費、教師發(fā)展基金（出差——每位1 000關元）、學生手冊、更換電腦等支出。所有的實際收入或支出可以在圖表l中找到。

與社會工作系主任的談話

你詢問道，“喬什，去年批準基數(shù)預算的時候，你如何能夠讓副校長和院長通過這些數(shù)字的呢？”

喬什回答說：“我們不匯報我們的需要就行了。我們不能反映自己的需要，他們不允許我們這么做。所以我們在基數(shù)預算上列示教師、行政人員和工作人員的工資，而助教的薪酬只報4 7000美元——還不足我們需要的一半。余下還有大約13 000美元的預算，我們報的是運營費用。我們的運營費用差不多得花70 000到80 000美元。”

“但是，”你說，“如果副校長看到每年得支付100 000美元左右的助教工資，她怎么能做到堅持不上報這部分資金呢？"

喬什回答道，“這是一個謎題。我想她是希望問題消失。重要的是，如果她堅持把所需的全部金額都包括在基數(shù)預算中，那她就得找資金來增加我們的預算，她找不到的話，就得從其他系的預算中轉來資金：最終，這部分資金確實來自其他系的預算，不過是來自我們學院的其他系?！?/span>

喬什繼續(xù)說，“不管怎么說，我們基數(shù)預算中余下的這13 000美元在運營預算欄中是隨機分配的（見圖表1）。我們不能靠這些錢來運營。該花的錢我們還是得花。理論上，只有在資金足夠時才應該雇助教，但我們沒辦法，不然就無法開課。盡管我有時希望看看，如果停止開設這些課程的反應如何，但我們不能那樣做。這個春季，我們有21門課程或實踐學習課程是由兼職教師教授的，這些課程并非選修課?！?/span>

“幾年前，有兩個因素對我們的赤字增長影響很大。首先，大約有30 000美元的助教費用，原本是由學校的繼續(xù)教育部門支付的，后來，由于預算削減，學校改變了政策這筆錢讓我們自己來付了，而且沒有增加我們的基數(shù)預算另一個主要的因素是補助基金的干涸一一很多學科都出現(xiàn)了這一現(xiàn)象：

我們的教師仍繼續(xù)爭取專業(yè)撥款。但獲得的專用撥款筆數(shù)不是很多，金額也不大。以前每年能獲得60 000~80 000元的專用撥款，我們可以依賴這筆錢補充物資的供應，支付出差和助教獎學金費用〕有一筆很大的多年的專用撥款不再繼續(xù)供給，這筆資金原本是向一位教師提供的經費。你知道的，學院今年還要支付這筆工資。我不知道明年會發(fā)生什么?！?/span>

“獲得專用撥款的教師，在支付課程包干費后，其教學責任可以得到豁免，這筆錢可用來支付助教工資、日常用品和出差費用等。我們的預算人員將由專用撥款支付的工資額從工資欄中扣除，并將這些金額轉入其他支出項欄目中。它將出現(xiàn)在試算表‘年初至今’一欄里。因為按班級數(shù)計算的工資。專職教師所得的遠遠高于助教所得之數(shù)，課程包干費，幫助我們支付超過助教工資的那些支出。遺憾的是，我們不能依賴于各年度專用撥款。學校鼓勵各個科系積極把握創(chuàng)造收入的機會，但是由于大星的教學負擔和補助機構的資金緊縮。我們不知道如何創(chuàng)造這種機會?！?/span>

“我們花起錢來盡量小心翼翼，我們避免長途電話，教師經常自行購買所需辦公用品。我們需要所有的助教，但我們無法支付他們很多的工資。我們就是無法達到預算平衡。即便是我們保持零運營支出（即：除薪水和工資之外，無其他支出），我們還是有赤字！我不知道我們能做什么。我清楚我們做得很好一一項目的注冊人數(shù)很多，本科生全都能找到工作。本州對執(zhí)業(yè)社會工作者有需求。我們以通過要求的實踐學習為社區(qū)做了非常多的貢獻。所有教師工作都很努力，他們都積極參與研究項目。一些還設法取得了專用撥款。在過去的這一年里，我們系通過補助形式獲得的間接資金達到大約102 000美元。這筆資金實際上直接進了學校的賬戶，沒到我們手上?！?/span>

“我們可以削減出差費用，但出差是學術人員必需的一部分。我們在各種會議上呈現(xiàn)我們的研究成果，了解其他網行在做些什么，獲得關于教學、研究、申請基金的新觀點。找們只給每位教師1 000美元的出差經費，但教師們會為我們帶來更多的補助其金?！薄敖處煴陡袎毫?。他們不理解為什么被看成大包袱，他們擔心社會工作系會被取消。取消其中的一個項目沒有任何意義。如果我們取消本科生班，我估計大約能節(jié)省l3 000美元——歸屬于本科生班的運營成本。同樣可以節(jié)省大約40％的助教工資和福利。電話費和復印機費用大多是固定費用，無法節(jié)省?？梢哉埥處熃又迷瓉淼碾娔X，再多用個一或兩年。但最多也就能省這么多了。我們沒有浪費資金。我們只有兩個非教學的行政助理，他們要處理學生、教師的需求，操辦本系專用撥款相關的事情來彌補預算需要。他們很忙。另外很重要的一點是．在本州其他一些學校也開設了社會工作專業(yè)的本科生和研究生班，所以我們的學生可以選擇其他學校的這些項目。我估計到本預算年度末，在運營預算這塊還得再花15 000美元：這將導致大約65 000美元的赤字。我希望你能找到一些方法幫助我們?！?/span>

要求：按照韋勒院長的要求，你需要對這個系的財務狀況做出估計，并將結果以一種令人信服的方式呈報給財務副校長。請對你所做的一些假設進行清晰的闡述院長想在下一次的預算會議上使用你的資料。你披露的信息必須清晰，確保非財務人員也能理解。以適當?shù)男问教岢鼋ㄗh并呈報給他們?？紤]在當前的預算系統(tǒng)條件下，如果取消社會工作系，與該系相關的支出將不發(fā)生，赤字也會消失，你們學院的狀況將好起來。但是，學校會因此而受益嗎？你可以假定如果取消該系的一個本科生班，學?？梢越鈫⒔處煻恢Ц读P金。你不需要考慮像設備的維護或折舊成本。注意：在非營利組織中，使用“支出”來替代“費用”。

1）社會工作系目前做出了怎樣的貢獻，既有財務方面的又有其他方面的嗎？

2）取消社會工作系對這所學校將會產生什么影響？

3）取消社會工作系的學士班對這所學校將會產生什么影響？

4）總的來說，問題出在哪？為什么社會工作系在財務上看起來這么糟糕？